Posts Tagged With: Transportasi

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

  • Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
  • Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
  • Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
  • Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

SCM2 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

  • Pengadaan
  • Transportasi
  • Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

  • Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
  • Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
  • Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

  • Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
  • Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
  • Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
  • Tujuan pengiriman.
  • Biaya transportasi.
  • Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

  • Gudang komersial
  • Gudang pemerintah
  • Gudang transit
  • Gudang berikat
  • Tempat penyimpanan terbuka
  • Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Advertisements
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Manajemen Transportasi – Pengambilan Keputusan

Pada bagian Perencanaan yang dibahas sebelumnya, kita tahu bahwa ada empat kriteria kunci untuk memilih jenis transportasi yang digunakan, yaitu kecepatan, kehandalan, biaya dan fleksibilitas. Selain itu kita juga telah melihat faktor operasional, syarat dan kondisi serta faktor lingkungan, politik, sosial dan keamanan juga turut mempengaruhi pengambilan keputusan.

Transport pengambilan keputusan

Berikut adalah beberapa contoh barang atau material yang akan diangkut dan kita akan melihat bagaimana pertimbangan yang dibuat dalam mengambil keputusan jenis transportasi yang akan dipakai.

1. Kantor pusat sebuah perusahaan telekomunikasi di kota A hendak mengirimkan 5 perangkat server yang sangat dibutuhkan oleh salah satu kantor cabangnya yang berada di kota B. Total berat barang yang akan dikirim tersebut adalah 100kg dan jarak dari kota A ke kota B adalah 3.000 km. Kota A dan kota B keduanya memiliki fasilitas lapangan udara, jalur kereta api dan jalan lintas propinsi yang cukup baik. Apa jenis transportasi yang sebaiknya digunakan ?

Untuk kasus ini kita akan memakai opsi pengiriman melalui udara karena barang yang akan dikirim sangat dibutuhkan dan berat dari barang tersebut memungkinkan untuk dikirimkan melalui udara. Transportasi udara sangat cocok dipakai untuk mengirimkan barang dengan berat dan volume yang kecil, barang yang mudah rusak dan untuk kebutuhan yang mendesak. Pengiriman melalui udara juga biasanya dipilih untuk kasus darurat. Saat ini banyak penerbangan dan penyedia jasa pengiriman melalui udara baik untuk pengiriman internasional maupun dalam negeri. Meningkatnya penerbangan untuk penumpang juga membuat pengiriman melalui udara bisa menjadi salah satu pilihan yang efektif.

Yang pertama harus dilakukan adalah mendapatkan penawaran harga dari perusahaan transportasi udara seperti DHL, UPS, TNT atau lainnya. Sebaiknya kita mendapatkan tiga penawaran untuk perbandingan dan transparansi proses pemilihan. Jika pengiriman ini hanya berlangsung satu kali, biasanya kita cukup memakai penawaran yang langsung didapat dari perusahaan transportasi tanpa melalui proses tender. Namun jika pengiriman akan berlangsung terus menerus biasanya kita akan melakukan proses tender dan membuat kontrak untuk jangka waktu tertentu dengan satu perusahaan transportasi.

Setelah menentukan perusahaan transportasi mana yang akan dipakai, kita harus memperhatikan hal-hal berikut:

  • Kemasan dan pelabelan. Transportasi dengan pesawat biasanya menggunakan beberapa bentuk satuan perangkat beban sehingga akan mengurangi kebutuhan kemasan. Sifat barang yang diangkut juga akan menentukan kemasan apa yang akan  dipakai. Pelabelan harus mencakup semua rincian pengirim dan penerima, juga memuat informasi penting lainnya dan nomor paket.
  • Bukti pengiriman barang, yaitu Air Waybill (AWB). Biasanya peraturan mengenai AWB dan jenis barang yang boleh dikirim mengikuti peraturan internasional untuk semua industri penerbangan yaitu IATA (International Air Transport Association).  AWB juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan dan biasanya non-negotiable. Yang harus diperhatikan adalah nama dan alamat pengirim dan penerima harus ditulis dengan benar.
  • Penanganan barang. Perlu diperhatikan apakah barang yang dikirim harus ditangani dengan hati-hati atau khusus, misalnya untuk barang elektronik yaitu barang tersebut masuk kategori barang rapuh sehingga tidak boleh dibanting dan sebagainya.

2. Kantor “Abadi” akan pindah lokasi dari kota A ke kota B yang jaraknya kurang lebih sekitar 700 km. Sejumlah peralatan kantor seperti meja, kursi dan lemari harus dipindahkan dari kantor lama ke kantor baru. Kota A dan kota B keduanya memiliki fasilitas lapangan udara, jalur kereta api  jalan lintas propinsi yang cukup baik namun kondisi lingkungan sekitar jalan tersebut kurang aman. Apa jenis transportasi yang akan digunakan?

Untuk kasus seperti ini kita bisa memakai opsi pengiriman dengan menggunakan kereta api karena kondisi jalan lintas propinsi yang kurang aman.

Kereta api efektif untuk pengangkutan massal sehingga cocok untuk mengangkut barang dengan jumlah yang cukup banyak dengan jarak yang lumayan jauh serta biaya yang tidak terlalu mahal, ini merupakan kelebihan dari kereta api. Jika jarak total pengiriman kurang dari 500 km maka kereta api kurang ekonomis.

Jika volume barang yang akan dikirim cukup besar maka kita bisa memakai satu gerbong penuh. Untuk kondisi tertentu, gerbong bisa dibuat berdasarkan spesifikasi yang diminta oleh penyewa atau pelanggan, misalnya ada gerbong yang khusus dibuat untuk mengangkut batu bara, gerbong tersebut bisa dibuat dengan berbagai ukuran tergantung kebutuhan. Namun kendalanya adalah ketersediaan lokomotif, terkadang lokomotif yang bisa dipakai hanya sedikit sehingga akan mempengaruhi kecepatan dan kehandalan jenis transportasi ini.

Kembali ke kasus di atas, yang pertama dilakukan adalah mencari perusahaan transportasi yang bisa melakukan pengiriman dengan kereta api, sebaiknya mencari tiga perusahaan untuk perbandingan dan transparansi. Setelah itu kita pun harus menentukan apakah barang-barang yang akan dikirim perlu dikemas atau bisa langsung dikirimkan. Bukti pengiriman barang berupa rail waybill yang juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan dan biasanya non-negotiable. Yang harus diperhatikan adalah nama dan alamat pengirim dan penerima harus ditulis dengan benar.

3. Supermarket “Jaya” di Jakarta, Indonesia ingin mengimpor 50 ton mie instan dari pabrik di Singapura. Kemasan mie instan adalah kotak, dan satu kotak beratnya 5kg, sehingga total kotak yang akan didatangkan adalah 10.000 karton. Apa jenis transportasi yang akan digunakan?

Untuk kasus seperti ini kita menggunakan opsi pengiriman melalui laut karena barang tersebut akan diimpor dan tidak tersedianya transportasi melalui jalan darat. Mengingat barang yang akan dikirim adalah makanan dan kemasannya dalam kotak/kardus, maka opsi terbaik adalah memakai kontainer. Biasanya sebuah perusahaan jika ingin mengimpor barang atau material dengan menggunakan transportasi laut akan melakukan proses tender untuk memilih siapa yang akan menjadi pengangkutnya. Yang pertama dilakukan adalah mencari sedikitnya tiga perusahaan pelayaran untuk mengikuti proses tender. Setelah penawaran diterima, hal-hal penting yang harus dilihat untuk pengiriman melalui laut dengan memakai kontainer antara lain:

  • Biaya transport dari Singapura ke Jakarta, Indonesia. Ada empat jenis biaya yang biasanya ditawarkan, yaitu:
  1. Pintu ke pintu (door to door)
  2. Pintu ke pelabuhan (door to port)
  3. Pelabuhan ke pelabuhan (port to port)
  4. Pelabuhan ke pintu (port to door)
  • Biaya pengurusan bea & cukai di pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan.
  • Biaya pengiriman lokal: biaya penangan di terminal, biaya delivery order, biaya bongkar muat kontainer, pembersihan container dan biaya lainnya di pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan.
  • Biaya-biaya lain yang disebabkan karena keterlambatan pengurusan bea & cukai antara lain biaya kelebihan waktu berlabuh atau pemakaian kontainer, biaya penumpukan dan sebagainya.

Setelah menentukan pelayaran mana yang akan dipakai, kita perlu memantau proses pengiriman barang, mulai dari saat barang keluar dari pabrik/gudang, pemuatan ke kapal sampai kapal tersebut berangkat dari pelabuhan asal. Sesaat setelah kapal berlayar, bukti pengiriman barang atau Bill of Lading (B/L) dikeluarkan. B/L ini merupakan dokumen utama dan mempunyai fungsi sebagai:

  • Tanda terima pengangkut untuk pengangkutan barang melalui laut.
  • Sebagai bukti kontrak antara pengirim dan pelayaran dan juga memuat semua kondisi pengangkutan.
  • Sebagai bukti untuk pembayaran barang yang diangkut.

B/L biasanya dibuat rangkap tiga (asli rangkap 3). B/L ditandatangani atas nama pemilik kapal biasanya kapten/pimpinan di  kapal atau agen pengiriman yang menyatakan menerima barang di atas kapal. B/L juga memuat cara pembayaran dan nama serta tujuan pengiriman. Setelah barang tiba di pelabuhan tujuan, tanpa B/L asli barang tidak akan dikeluarkan.

Categories: Logistik | Tags: , , , , , , , , , | Leave a comment

Manajemen Transportasi – Perencanaan

Kita tahu bahwa pada dasarnya ada empat model (jenis) transportasi, yaitu transportasi melalui darat, laut, udara dan kereta api. Pada prinsipnya, model transportasi adalah sarana untuk memindahkan barang atau material dari satu tempat ke tempat yang lain.

Manajemen transportasi

Ketika merencanakan dan mempertimbangkan model apa yang akan dipakai maka biasanya kita akan menggunakan kriteria kecepatan, kehandalan dan biaya. Setiap model memiliki karakteristik yang berbeda, oleh karena itu pemilihan model yang tepat harus dilakukan dengan seksama sehingga bisa memenuhi semua kebutuhan dan persyaratan yang diinginkan. Terkadang memakai lebih dari satu model merupakan pilihan yang paling efektif dan efisien.

Ada barang atau material tertentu yang harus diangkut menggunakan model khusus berdasarkan karakteristik fisiknya, namun sebagian besar barang atau material yang lain bisa menggunakan model transportasi apapun.

Sangat penting buat kita untuk memahami karakteristik operasional dari setiap model transportasi yang dipilih, selain itu juga kita harus mempertimbangkan jenis kendaraan dan peralatan yang akan dipakai.

Jadi secara garis besar, pemilihan model transportasi dipengaruhi oleh:

I. Faktor-faktor operasional.

Beberapa faktor operasional yang harus dipertimbangkan antara lain:

1. Kondisi atau sifat dari barang / material yang akan diangkut, antara lain:

  • Ukuran, bentuk dan berat barang/material.
  • Nilai barang atau material, kebutuhan untuk keamanan selama masa transport serta tingkat kerapuhan barang / material tersebut.
  • Periode kerusakan atau kemerosotan barang / material.
  • Termasuk kategori barang / material berbaya atau tidak.

2. Kebutuhan & syarat untuk fitur konsumen (dari sisi transporter juga) antara lain:

  • Lokasi geografis pengirim dan penerima.
  • Waktu pengiriman dan semua persyaratan yang diinginkan misalnya konsumen menginginkan barang harus dikirim dalam waktu 1 x 24 jam.
  • Kondisi tempat/titik penerima harus diketahui dengan jelas dalam hal ini antara lain akses fisik / kondisi jalan, apakah ada larangan untuk berat angkutan tertentu, serta fasilitas yang ada misalnya fasilitas bongkar-muat, dan sebagainya.
  • Ukuran rata-rata barang/material yang dikirim.

3. Faktor lingkungan serta kondisi politik, sosial dan ekonomi antara lain:

  • Di beberapa negara atau kota, ada peraturan menyangkut masalah lingkungan misalnya peraturan untuk batas berat kendaraan dan poros.
  • Kondisi jalan dan rel kereta api.
  • Undang-undang dan kebijakan pajak yang menawarkan insentif atau pembatasan untuk penggunaan model tertentu.
  • Ketersediaan tenaga kerja dan modal, serta tenaga spesialis.
  • Kondisi cuaca, misalnya musim angin/hujan deras.

II. Kriteria seleksi. Ada empat kriteria kunci untuk menyeleksi pemilihan model transportasi:

  1. Kecepatan yang dapat diberikan oleh model tertentu. Sifat dari model tertentu akan menentukan seberapa cepat barang / material akan ditransport. Namun perlu diperkatikan juga kadang-kadang masalah infrastruktur sangat mempengaruhi kecepatan dari model tersebut.
  2. Kehandalan dari setiap model yang dapat menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan layanan. Kehandalan pelayanan transportasi untuk mengantarkan barang/material yang benar, dalam kondisi yang tepat, pada waktu yang diinginkan merupakan aspek utama dari harapan konsumen / pelanggan.
  3. Biaya per unit yang komperatif. Biasanya biaya setiap model dinyatakan dalam satuan namun itu bukan angka mutlak. Ada biaya per ton, per sak, per palet dan sebagainya. Jarak pun menentukan sehingga kadang ada biaya yang dibuat per kilometer ton.
  4. Fleksibilitas dari setiap model. Hal ini bergantung pada variasi yang ada dari setiap model. Terkadang karena masalah infrastruktur jalan yang kurang bagus menuntut model tertentu untuk bisa beradaptasi dengan keadaan tersebut. Contoh lain adalah pengunaan kereta api mungkin agak kurang fleksibel di beberapa tempat karena keterbatasan rel kereta api.

Jadi kesimpulannya adalah setiap model transportasi yang akan digunakan harus direncanakan dengan seksama. Penting untuk memahami model transportasi yang akan digunakan, hal ini tentu saja untuk kepentingan dan keuntungan kedua belah pihak, baik buat konsumen ataupun transporternya.

Categories: Logistik | Tags: , , , , , , , , , , | Leave a comment

Blog at WordPress.com.