Posts Tagged With: Pengadaan

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

  • Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
  • Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
  • Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
  • Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

SCM2 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

  • Pengadaan
  • Transportasi
  • Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

  • Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
  • Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
  • Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

  • Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
  • Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
  • Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
  • Tujuan pengiriman.
  • Biaya transportasi.
  • Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

  • Gudang komersial
  • Gudang pemerintah
  • Gudang transit
  • Gudang berikat
  • Tempat penyimpanan terbuka
  • Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Advertisements
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Aktivitas-aktivitas Pengadaan

Procurement activity

Seperti yang dibahas sebelumnya, pengadaan meliputi seluruh aktivitas yang dilakukan dari tahap awal sampai tahap akhir untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut.

 Berikut kita akan melihat aktivitas apa saja yang dilakukan:

1. Identifikasi barang atau jasa apa yang dibutuhkan.

Perusahaan menentukan barang atau jasa apa yang diperlukan berdasarkan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Dalam rencana yang dibuat itu telah ditentukan jenis atau spesifikasi yang dibutuhkan, bahkan sebagian besar perusahaan telah mempunyai standar tersendiri untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Juga pada tahap ini perusahaan mengidentifikasi apakah barang atau jasa yang diperlukan itu pernah dibuat/didapat sebelumnya sehingga mereka hanya perlu untuk memesan kembali atau benar-benar merupakan sesuatu yang baru yang belum pernah dipesan/dibuat sebelumnya.

 2. Melakukan survei atau kajian pasar.

Dalam hal ini perusahaan bisa memakai referensi tentang pemasok yang mereka punyai atau benar-benar melakukan kajian untuk menemukan pemasok yang baru. Iklan baik yang ada di media cetak atau media elektronik akan sangat membantu dalam survei atau kajian ini. Dalam aktifitas ini yang harus dibuat antara lain:

  • Membuat daftar para pemasok.
  • Membangun hubungan dengan para pemasok ini.
  • Melakukan penilaian performa terhadap para pemasok tersebut termasuk kemampuan mereka.
  • Menentukan para pemasok yang potensial.
  • Mendapatkan contoh barang dari para pemasok yang potensial tersebut.

3. Menyeleksi dan menentukan siapa yang akan menjadi pemasok.

Aktivitas ini biasanya dilakukan melalui proses tender. Namun untuk beberapa kasus  bisa langsung membuat kontrak dengan pemasok tanpa melalui proses tender, tentu saja hal ini dilakukan dengan memperhatikan syarat dan kondisi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Biasanya kontrak secara langsung ini dilakukan jika barang atau jasa yang diperlukan sangat dibutuhkan pada saat itu juga atau dalam waktu yang sempit.

 4. Membuat kontrak pengadaan atau order pembelian.

Semua syarat dan kondisi serta spesifikasi barang dan harga termasuk cara pembayaran harus tercantum secara jelas dalam kontrak pengadaan atau order pembelian yang dibuat. Kontrak atau order ini harus dibuat rangkap dua, pembeli dan penjual masing-masing harus memegang satu salinan.

 5. Pengiriman barang atau jasa oleh pemasok sesuai dengan kontrak atau order yang telah disetujui.

Yang harus diperhatikan dalam aktivitas ini adalah ketepatan waktu baik waktu pengiriman barang atau jasa, penyelesaian order dan waktu pembayaran.

 6. Penerimaan dan pemeriksaan pembelian.

Penerima harus melakukan pemeriksaan sebelum menandatangani bukti serah terima barang atau jasa. Jika ada barang yang cacat atau tidak sesuai dengan kontrak/order maka penerima berhak untuk menolak.

 7. Pembayaran.

Sebelum melakukan pembayaran, pembeli harus memastikan bahwa data dan angka yang ada di tagihan, kontrak/order dan bukti penerimaan barang harus sesuai dan tidak ada perbedaan.

 8. Mengevaluasi kinerja dari pemasok.

Aktivitas ini penting karena dari hasil evaluasi kinerja ini seorang pemasok akan bisa terus digunakan atau tidak. Kinerja yang dilihat adalah dari awal sejak kontrak/order ditandatangani sampai dengan proses invoice atau pembayaran. Evaluasi kinerja pemasok ini juga penting untuk proses audit. Semua dokumen harus disimpan dengan baik.

Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , , | Leave a comment

Pengadaan >> Pendahuluan

Kita telah melihat lima komponen dasar dari SCM, yaitu rencana– sumber/suplai – buat/produksi – kirim – kembali.

Kelima komponen itu tidak bisa dipisahkan satu dengan yang lainnya. Contoh sederhana adalah jika kita mempunyai kalung, tentu kalung tersebut harus dalam bentuk yang utuh untuk bisa dipakai. Jika pengait kalung tersebut rusak maka kita harus memperbaikinya untuk bisa dipakai kembali. Mungkin akan ada sedikit cacat atau penampilannya kurang begitu bagus dibandingkan dengan sebelum rusak. Pada saat pertama kita membeli kalung, kita hanya punya uang untuk membeli kalung perak, namun setelah beberapa saat kita sudah punya cukup uang untuk bisa membeli kalung emas. Tentu kalung tersebut akan kita rawat dengan baik karena merupakan barang berharga.

Contoh di atas sama persis dengan SCM, setiap komponen yang ada merupakan suatu kesatuan, harus dikelola dengan baik untuk bisa mendapatkan nilai/keuntungan yang diinginkan dan berkelanjutan. Keuntungan bisa terus meningkat jika SCM itu berjalan dengan baik dan terus ditingkatkan mutu dan efisiensinya.

Kembali ke judul di atas, yaitu pengadaan. Mungkin bagi sebagian besar masyarakat awam, pengadaan sama dengan pembelian. Sebenarnya kedua hal ini berbeda. Berikut adalah pengertian dasar mengenai kedua hal tersebut:

Procurement Contract

Pengadaan :   suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak lain. Proses tersebut meliputi seluruh aktifitas yang dilakukan dari tahap awal sampai tahap akhir untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut. Biasanya dimulai dari identifikasi apa yang dibutuhkan, melakukan survei atau kajian pasar, mendapatkan contoh barang yang diinginkan sesuai dengan spesifikasinya, melakukan proses tender, membuat kontrak pengadaan, melakukan pemesanan termasuk mengatur masalah logistiknya (transport & gudang jika perlu),  memonitor posisi barang atau jasa tersebut sampai dengan mengevaluasi performa dari pemasok. Hampir sama dengan misi logistik, pengadaan mempunyai misi untuk mendapatkan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang tepat, pada waktu dan tempat yang tepat serta dari sumber yang tepat dengan harga yang tepat juga.

Pembelian : suatu aktifitas yang melakukan pengeluaran (uang atau setara dengannya) dan biasanya lebih cenderung ke pertimbangan harga daripada lainnya. Boleh dikatakan bahwa pembelian adalah salah satu bagian pengadaan dan bersifat lebih ke masalah administratif. Beberapa perusahaan menetapkan standar untuk proses pembelian namun proses ini sangat bervariasi.

Ke depan kita akan membahas langkag-langkah yang dilakukan pada proses pengadaan.

Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Blog at WordPress.com.