Posts Tagged With: misi logistik

Manajemen Transportasi – Monitoring, Kontrol dan Evaluasi

Misi utama dari transportasi adalah untuk melakukan pengiriman  barang/material pada waktu yang tepat, dengan jumlah dan kondisi yang tepat, ke tujuan yang tepat, dengan harga yang tepat/terjangkau. Untuk dapat mencapai misi tersebut, harus ada pendekatan terstruktur untuk pemilihan dan selanjutnya pemantauan (monitoring) dan kontrol terhadap transporternya atau penyedia transport.

Pada penulisan sebelumnya, kita telah melihat tahap pemilihan model / jenis transportasi yang digunakan berdasarkan empat kriteria kunci dan faktor-faktor operasional yang sangat berpengaruh dalam pemilihan ini.

MNE

Ketika suatu pengiriman / transportasi dijalankan atau berlangsung, banyak hal yang harus dimonitor dan dikontrol. Idealnya, harus ada orang atau karyawan atau bahkan unit khusus yang memonitor dan mengontrol setiap pengiriman / pergerakan barang atau material.

Berikut adalah tugas yang harus dijalankan oleh karyawan atau unit yang memonitor dan mengontrol selama pengiriman / pergerakan barang atau material berlangsung:

  1. Melacak posisi barang atau material dan memperbarui waktu pengiriman.
  2. Mengatur orang atau karyawan yang dibutuhkan selama pengiriman berlangsung.
  3. Menangani isu-isu yang muncul atau masalah yang terjadi.
  4. Membuat dokumentasi yang diperlukan selama pengiriman atau pergerakan berlangsung termasuk jika diperlukan untuk proses transit.
  5. Memahami prosedur pengiriman atau pergerakan ke suatu daerah yang memerlukan kendali otoritas setempat, misalnya dokumentasi yang diperlukan untuk pengurusan bea dan cukai, permohonan ijin pengiriman dan sebagainya.
  6. Menjaga aliran informasi antara semua pihak yang terkait berjalan dengan baik untuk memastikan keamanan dan keselamatan barang atau material serta semua personil yang terlibat selama proses pengiriman berlangsung, serta untuk memastikan agar semua syarat dan kondisi pengiriman sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang telah dibuat.
  7. Memberikan masukan secepatnya kepada pihak manajemen apabila ada hal-hal yang mendesak, misalnya harus ada perubahan rute atau waktu pengiriman.

Selain monitoring dan kontrol tersebut di atas, hal penting yang juga harus dilakukan adalah mengukur kinerja transporter atau penyedia transportasi untuk memastikan bahwa mereka melakukan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Biasanya data yang dipakai diambil dari catatan pengiriman yang dilakukan oleh transporternya. Transporter akan memberikan data tersebut bergantung pada kondisi yang ditetapkan dalam kontrak atau ketika pengiriman telah selesai.

Evaluasi performa transporter sebaiknya dilakukan pada saat pengiriman berlangsung sampai selesai, hal ini bisa dilakukan berdasarkan data fisik dan juga data non-fisik. Data fisik antara lain ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, apakah ada barang yang rusak serta biaya transportasi tersebut. Data non-fisik bisa berupa informasi yang didapat dari penerima mengenai pelayanan yang diberikan oleh transporter misalnya sikap dari sopir yang mengangkut, kondisi kendaraan yang dipakai juga fleksibilitas yang diberikan.

Hasil dari evaluasi performa ini akan dipakai sebagai dasar untuk memberikan masukan kepada transporter. Beberapa transporter juga biasanya membuat evaluasi performa untuk kliennya. Laporan atau hasil evaluasi ini sebaiknya dibuat sekonstruktif mungkin dan menjadi dasar untuk  klien/perusahaan dan transpoter berdiskusi dan saling memberikan masukan. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka bisa segera diambil jalan keluarnya dan juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk pengiriman berikutnya. Diskusi ini sebaiknya dilakukan dengan semangat mitra dalam supply chain daripada mengikuti cara lama konfrontasi antara klien dan penyedia.  Dalam evaluasi ini juga harus menyoroti keberhasilan yang dicapai dan hal-hal yang dilakukan dengan baik.

Advertisements
Categories: Logistik | Tags: , , , , , | 10 Comments

Blog at WordPress.com.