Posts Tagged With: Gudang

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

  • Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
  • Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
  • Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
  • Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

SCM2 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

  • Pengadaan
  • Transportasi
  • Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

  • Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
  • Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
  • Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

  • Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
  • Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
  • Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
  • Tujuan pengiriman.
  • Biaya transportasi.
  • Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

  • Gudang komersial
  • Gudang pemerintah
  • Gudang transit
  • Gudang berikat
  • Tempat penyimpanan terbuka
  • Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Advertisements
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Mengelolah Gudang (I)

Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam mengelolah suatu gudang:

1. Membuat Rencana Kerja.

Mengolah gudang

Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengelola suatu gudang. Semua informasi yang terkait dengan barang yang akan diterima dan dikirim memerlukan sumber daya yang tepat dan harus dialokasikan untuk tugas-tugas sesuai kebutuhan. Volume beban kerja tentunya akan berfluktuasi atau berbeda-beda setiap hari. Contohnya, aktivitas penerimaan barang mungkin lebih tinggi dalam minggu ini dibandingkan dengan aktivitas pengiriman barang. Juga yang harus diperhatikan adalah kejadian yang tidak diperhitungkan sebelumnya, misalnya harus dilakukan pengiriman mendadak atau barang tiba di gudang tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Jika beban atau volume kerja cukup tinggi, maka kita dapat menyewa sumber daya (orang atau peralatan) untuk membantu sumber daya yang ada (permanen).

Rencana kerja sebaiknya dibuat per hari untuk memiliki alokasi sumber daya yang tepat yang diidentifikasi dan dialokasikan untuk tugas-tugas yang diperlukan. Jika barang yang akan ditangani bervariasi dalam hal cara penanganannya, maka untuk tujuan perencanaan, barang dapat diklasifikasikan ke dalam kelompok produk penanganan, hal ini bertujuan untuk menentukan alokasi sumber daya yang tepat untuk penangannya. Misalnya ada barang-barang tertentu yang bisa ditangani secara manual (diangkat / disusun) dan ada juga barang-barang yang lebih tepat dan efisien ditangani dengan memakai forklift.

Contoh bagaimana menentukan sumber daya untuk beberapa kegiatan yang biasanya dilakukan:

a. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang masuk. Perhatikan volume jenis barang yang akan masuk per hari untuk bisa membuat rencana kerja. Jika ada barang yang masuk namun harus segera dikirimkan lagi maka barang tersebut harus disimpan terpisah dari penumpukan barang lain untuk mempermudah proses pengirimannya. Jadwal penerimaan dibuat berdasarkan jenis barang, volume, cara penanganan, cara penyimpanan dan instruksi/jadwal pengiriman.

b. Identifikasi kebutuhan tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan untuk barang-barang yang telah dijadwalkan akan tiba di gudang harus segera dipersiapkan sebelum barang tersebut tiba. Biasanya barang-barang akan disimpan berdasarkan jenis barangnya dan cara penanganannya, misalnya:

  • Barang-barang yang harus segera dikirim lagi disusun di satu tempat yang dekat dengan jalur pengiriman untuk mempermudah proses tersebut.
  • Barang-barang yang harus disimpan di atas pallet disusun atau diatur di satu tempat.

c. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang keluar. Tempat untuk pengepakan atau pengemasan ulang dan tempat pengambilan harus diatur sedemikian rupa untuk mempermudah proses pengirimannya/pengeluarannya.

2. Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk membuat suatu kegiatan pergudangan yang efisien dan efektif maka sumber daya yang ada harus dialokasikan dengan tepat. Contohnya, jika sumber daya yang dialokasikan untuk proses pengiriman barang tidak sesuai dengan jumlah dan jenis barang yang akan dikirim maka proses pengiriman dan pengangkutan barang dari gudang akan terlambat sehingga akan mengakibatkan keterlambatan juga untuk proses transportasinya. Oleh karena itu kita harus bisa menentukan beban kerja untuk setiap kegiatan sehingga jumlah sumber daya yang disediakan dapat memenuhi tugasnya sesuai dengan waktu yang diperlukan.

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam pengalokasian sumber daya:

a. Menentukan kebutuhan sumber daya.

Secara umum pekerjaan di dalam gudang dapat didefinisikan sebagai:

  • Penerimaan barang:  jumlah barang yang dibongkar dan diterima per jam.
  • Pemindahan barang: jumlah barang yang diterima yang dipindahkan ke tempat penyimpanan per jam.
  • Pemilihan barang: memilih barang yang akan dikirim per jam.
  • Pengiriman barang: jumlah barang yang dimuat dan dikirim per jam.

Kebutuhan sumber daya dihitung dengan membagi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus kerja.

b. Mengalokasikan kebutuhan sumber daya.

Secara umum, sumber daya yang ada di gudang adalah karyawan gudang dan peralatan-perlatan yang ada di gudang tersebut. Namun demikian, terkadang perusahaan harus menyewa karyawan atau peralatan tambahan jika aktivitas atau volume kerja cukup tinggi. Biasanya karyawan gudang tambahan dipekerjakan untuk pekerjaan manual sedangkan peralatan yang biasa disewa adalah forklift atau pallet khusus/plastik.

Ada tiga hal yang dapat dilakukan pada tahap ini:

  • Mengalokasikan sumber daya sendiri. Setelah melakukan perhitungan kebutuhan sumber daya, orang-orang/karyawan gudang serta peralatan yang dibutuhkan dialokasikan untuk tugas individu masing-masing. Sumber daya yang dialokasikan mungkin akan mencakup peralatan mekanik penanganan, pengepakan, palletisasi peralatan, operasi untuk kegiatan manual, dan sebagainya.
  • Mengatur penyewaan atau kontrak sumber daya. Hal ini bisa dilakukan baik untuk karyawan maupun peralatan. Hal ini biasanya dilakukan jika volume kerja atau aktivitas gudang sangat tinggi, bisa juga untuk menggantikan sementara petugas gudang yang sedang sakit atau cuti.
  • Mengatur penyewaan tenaga kerja upahan/buruh. Biasanya tenaga kerja ini tidak memerlukan keahlian khusus. Tenaga kerja ini bisa dipekerjakan secara individu atau bisa juga melalui perantara yang biasanya merupakan kepala geng dari beberapa orang buruh. Namun ada juga kelemahan jika kita mempekerjakan buruh melalui perantara antara lain harga yang ditawarkan biasanya lebih tinggi. Sedangkan keuntungannya adalah lebih mudah untuk pengaturan dan cepat untuk mendapatkan orang yang bersedia bekerja.
Categories: Logistik | Tags: , , , , | 2 Comments

Gudang >> Pendahuluan

Gudang juga merupakan komponen utama dalam logistik.  Saya rasa kita semua tahu bahwa gudang adalah tempat untuk menyimpan barang atau peralatan. Mungkin di rumah kita juga mempunyai satu ruangan yang kita sebut gudang, biasanya berbagai macam barang yang tidak terpakai atau jarang dipakai akan kita simpan di gudang rumah tersebut.

Jadi secara umum gudang adalah tempat penyimpanan barang atau peralatan. Gudang juga digunakan oleh hampir semua pelaku bisnis yang ada dalam lingkaran supply chain baik itu produsen, pabrik, pengecer, perusahaan transportasi dan sebagainya. Bahkan di kantor-kantor pemerintah pun biasanya ada tempat atau bangunan khusus digunakan sebagai gudang.

Secara kasar kita kita bisa mengatakan bahwa siapapun bisa mengurus gudang namun pada kenyataannya mejadi pengurus gudang tidaklah mudah. Banyak faktor yang harus diperhatikan dan harus dijalankan oleh orang yang mengurusi atau bertanggung jawab atas gudang yang bersangkutan.

Contoh yang paling sederhana adalah gudang di rumah kita. Jika gudang tersebut tidak dibersihkan maka pasti akan banyak tikus atau binatang rayap lainnya yang berkeliaran dan berkembang biak di sana. Selain itu gudang tersebut juga harus mendapat cukup sinar matahari dan udara untuk menghindari lembab.

Gudang untuk urusan komersial biasanya merupakan suatu bangungan yang khusus didirikan untuk menyimpan barang baik itu bahan baku ataupun produk jadi, lokasinya biasanya berada di daerah industri atau dekat dengan pelabuhan atau pun berada satu lokasi dengan tempat usahanya. Gudang jenis ini biasanya didesain sesuai dengan kebutuhannya, misalnya gudang tersebut punya akses langsung untuk bongkar muat di wilayah pelabuhan atau airport.

Pelaku bisnis atau industri biasanya akan menentukan jenis gudang yang akan dipakai, apakah mereka harus membangun gudang sendiri atau cukup dengan mengontrak gudang sesuai dengan kebutuhannya.

Gudang

Pertimbangan sebelum memutuskan jenis gudang antara lain:

  1. Apa yang akan disimpan, apakah perlu penanganan khusus seperti suhu khusus dll.
  2. Berapa luas tempat yang diperlukan.
  3. Berapa lama kita akan menyimpannya.

Ke depan kita akan melihat lebih jauh tentang bagaimana mengelola suatu gudang dengan baik.

Categories: Logistik | Tags: , , , | Leave a comment

Create a free website or blog at WordPress.com.