Supply Chain Management

Sekilas tentang Rantai Pasokan yang Berkelanjutan (Supply Chain Sustainability)

Dalam beberapa tahun terakhir ini, hampir semua perusahaan besar mengejar inisiatif tentang keberlanjutan. Tekanan dari regulator, konsumen, karyawan dan pemegang saham membuat hampir sebagian besar perusahaan menerapkan dan meningkatkan inisiatif keberlanjutan ini di dalam sistem rantai pasokan (supply chain) mereka. Kita mungkin tahu bahwa hampir setiap perusahaan mempunyai satu divisi yang dinamakan Corporate Social Responsible (CSR). Salah satu komponen penting dalam CSR  adalah rantai pasokan yang berkelanjutan (Supply Chain Sustainability / SCS). SCS ini harus memastikan bahwa perusahaan memenuhi persyaratan dan harapan sosial, lingkungan dan ekonomi. SCS berbicara mengenai suatu hal yang lebih besar dan lebih luas daripada pengiriman, persediaan dan biaya yang biasanya merupakan fokus dari perusahaan.

SCM3

Apa itu SCS ?

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah pengelolaan lingkungan, sosial dan ekonomi, dan menggalakkan praktik tata kelola yang baik untuk seluruh siklus barang dan jasa. Tujuan dari SCS adalah untuk menciptakan, melindungi dan meningkatkan nilai lingkungan, sosial dan ekonomi jangka panjang dari semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam membawa produk dan layanan ke pasar. (Sumber: UN Global Impact)

Supply Chain yang berkelanjutan (SCS) adalah masalah bisnis yang mempengaruhi rantai pasokan atau jaringan logistik suatu organisasi dalam hal lingkungan, risiko dan biaya limbah. Ada kebutuhan yang berkembang untuk mengintegrasikan pilihan yang ramah lingkungan ke dalam manajemen rantai pasokan. (Sumber: Wikipedia)

Mengapa SCS itu penting ?

Ada berbagai alasan mengapa perusahaan harus menerapkan SCS. Alasan utama adalah untuk melaksanakan kewajiban sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku Selain itu juga untuk mendukung prinsip-prinsip internasional dalam melakukan bisnis yang berkelanjutan. Dengan menerapkan SCS, perusahaan bertindak demi kepentingan mereka sendiri, kepentingan stakeholder dan kepentingan masyarakat pada umumnya. Dalam hal ini tentu saja perusahaan akan memperoleh manfaat dengan jika menerapkan SCS. Dengan kata lain kita dapat mengatakan bahwa SCS sudah tidak lagi menjadi satu hal yang optional melainkan merupakan suatu keharusan karena SCS sangat penting  untuk keberhasilan perusahaan.

Advertisements
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , | 3 Comments

Supply Chain (Rantai Pasokan) di bidang Kemanusiaan

Dalam organisasi kemanusiaan, supply chain (rantai pasokan) pada dasarnya adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses mendapatkan barang-barang bantuan dari sumber asal ke penerima manfaat/bantuan pada waktu yang tepat. Sumber asal ini bisa dari pemasok atau dari donor. Dan di beberapa organisasi, mereka menggunakan istilah supply chain dan logistik secara bersamaan untuk menggambarkan proses yang disebutkan di atas. Biasanya logistik juga digunakan untuk menggambarkan fungsi atau divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola proses yang ada dalam rantai pasokan/supplai tersebut.

 Pada dasarnya, supply chain dan logistik dalam bisnis atau komersial sama dengan supply chain dan logistik dalam bidang kemanusiaan, berikut ini adalah beberapa perbedaan yang signifikan:

  • Permintaan yang tak terduga dalam hal waktu, lokasi geografis, jenis komoditi, serta jumlah komoditi.
  • Waktu keseluruhan proses/lead time yang pendek dan permintaan secara tiba-tiba untuk sejumlah besar berbagai macam produk dan jasa.
  • Resiko yang dihadapi dalam operasi kemanusiaan khususnya dalam menghadapi media global yang canggih dan perhatian khusus dari donor.
  • Kurangnya sumber daya pada tahap awal khususnya dalam hal pasokan, sumber daya manusia, teknologi, kapasitas dan pendanaan. (Sumber: Balcik and Beamon, 2008)

SCM2 Komponen-komponen utama dalam supply chain kemanusiaan adalah:

  • Pengadaan
  • Transportasi
  • Pergudangan dan inventori

Pengadaan

Pengadaan adalah aktivitas kunci dalam supply chain. Pengadaan menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan sumber asal atau pemasok, pembelian dan mencakup semua kegiatan mulai dari mengidentifikasi calon pemasok sampai dengan pengiriman barang-barang bantuan dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan penerima manfaat.

Ada tiga prinsip penting dalam pengadaan yang berhubungan dengan kegiatan kemanusiaan:

  • Transparansi: semua tahap dalam proses pengadaan harus dilakukan secara fair dan akurat serta harus didokumentasikan semua proses tersebut.
  • Akuntabilitas: pertanggungjawaban kepada donor, donor biasanya mempunyai aturan-aturan tertentu yang harus diikuti ketika menggunakan dana / uang yang mereka berikan.
  • Efisiensi dan efektivitas biaya: memenuhi enam hal yang tepat mengenai supply: harga yang tepat, waktu yang tepat, tepat jumlah, tepat kualitas, pengiriman ke tempat-tempat yang diperlukan secara tepat dan dari biaya yang paling efektif sumber.

Fungsi pengadaan harus menjaga dan memitigasi risiko, memahami pasar, membangun hubungan kepercayaan dengan pemasok, memenuhi kebutuhan secara tepat waktu, dan terus-menerus memantau kinerja untuk meningkatkan penyediaan layanan.

 Transportasi

Dalam konteks kemanusiaan, transportasi dapat didefinisikan sebagai pergerakan fisik barang bantuan / barang dari pemasok atau tempat asal ke pelanggan (dalam hal ini gudang organisasi kemanusiaan) atau langsung kepada penerima manfaat. Fungsi transportasi dalam rantai pasokan/supply chain adalah sangat penting untuk menjembatani antara suplai dan permintaan.

Tujuan transportasi dalam konteks kemanusiaan adalah memindahkan secara fisik barang bantuan dengan cara yang handal dan aman, tepat waktu, biaya yang efektif dan efisien ke tujuannya.

Moda transportasi yang akan digunakan dipengaruhi oleh beberapa hal:

  • Jenis dan volume dari barang yang akan ditransport.
  • Barang yang akan ditransport sangat diperlukan / tingkat urgensinya tinggi .
  • Ketersediaan rute transportasi yang berbeda serta berbagai jenis transportasi.
  • Tujuan pengiriman.
  • Biaya transportasi.
  • Medan/kondisi yang akan dilalui selama proses transportasi dari tempat asal ke tempat tujuan.

Pergudangan dan Inventori

Komponen ketiga adalah pergudangan dan inventori. Belakangan ini ada beberapa pendapat dari para ahli bahwa supply chain yang sempurna tidak memerlukan tempat penyimpanan/gudang lagi untuk mengurangi biaya. Namun, dalam konteks kemanusiaan, jelas ada beberapa alasan mengapa tempat penyimpanan/gudang itu diperlukan. Dalam konteks supply chain untuk bantuan kemanusiaan, ada beberapa tipe gudang ditinjau dari tanggungjawa dalam pengaturan gudang, misalnya gudang pemasok, gudang donor, gudang organisasi kemanusian dan sebagainya.

Jenis gudang berdasarkan tempat:

  • Gudang komersial
  • Gudang pemerintah
  • Gudang transit
  • Gudang berikat
  • Tempat penyimpanan terbuka
  • Gudang pra-fabrikasi – struktur non permanen

Peran manajemen inventori/persediaan dalam konteks kemanusiaan adalah untuk memastikan stok tersedia untuk memenuhi kebutuhan penerima bantuan bila diperlukan.

Selain ketiga komponen utama tersebut di atas, ada beberapa koponen lain dalam rantai pasokan kemanusiaan, misalnya penilaian dan perencanaan, manajemen armada, bea cukai dan lain-lain.

 

Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Cara Sederhana Menilai Kinerja Rantai Pasokan

Kinerja rantai pasokan yang ada saat ini harus bisa dinilai serta kita pun harus bisa melihat apakah kinerja tersebut telah ditingkatkan.

SCM Measurement

Secara garis besar, ada dua cara yang bisa dipakai untuk menilai kinerja rantai pasokan, yaitu secara obyektif dan secara subyektif. Penilaian yang obyektif dilakukan berdasarkan fakta yang ada, sebaiknya dalam bentuk angka. Untuk dapat menilai secara objektif, kita harus mampu membuat suatu cara penilaian terhadap aliran fisik dan aliran informasi. Aliran fisik bisa dilakukan salah satunya dengan cara menilai kinerja pengiriman barang/material, yaitu kita harus mencatat semua permintaan barang/material, kapan barang/material tersebut diterima, kapan barang/material tersebut dikirim, apakah ada pesanan yang tidak terkirim, dan lain-lain. Aliran informasi dapat dinilai dengan cara mencatat semua informasi baik yang menyangkut permintaan, pengiriman, pengembalian atau informasi apapun yang berhubungan dengan aliran fisik barang/material.

Penilain secara subyektif dilakukan untuk menilai hal-hal yang tidak bisa dilakukan secara obyektif. Salah satu contoh adalah pandangan atau persepsi orang yang tidak bisa didukung dengan data fisik pendukung, termasuk diantaranya adalah penilaian kepuasan pelanggan yang dilakukan melalui survei dengan beberapa cara misalnya secara kuisioner atau wawancara langsung.

Dengan kedua cara tersebut di atas, kita kemudian bisa membuat suatu matriks penilaian yang berfokus kepada kinerja eksternal dan kinerja internal. Kinerja eksternal adalah kinerja yang dilakukan untuk pelanggan/konsumen serta kinerja dari semua link yang ada dalam rantai pasokan tersebut. Kinerja internal adalah untuk melihat efisiensi proses kerja, khususnya dalam masalah biaya untuk semua proses yang dilakukan.

Berikut adalah cara penilaian sederhana untuk kinerja eksternal:

1. Pelayanan Pelanggan (Customer Service), yang dinilai antara lain:

  • Persentasi permintaan dan pemenuhannya. Definisi yang dipakai di sini adalah ketepatan waktu dan kondisi barang/material. Apakah pemenuhan permintaan tersebut dilakukan tepat waktu atau dapat juga dipenuhi sebelum waktunya. Apakah semua permintaan dapat dipenuhi dan tidak ada kesalahan, misalnya jumlah sesuai dengan permintaan, label yang diminta telah sesuai, tidak ada barang yang rusak, dan lain-lain.
  • Kualitas pelayanan yang diberikan. Termasuk di sini adalah informasi yang diberikan kepada pelanggan mengenai status barang/material yang diminta.
  • Fleksibilitas yang diberikan.

2. Kinerja link yang ada dalam rantai pasokan.

  • Bagaimana hubungan dengan link yang ada. Jika link lain yang ada mempunyai pandanngan dan cara yang berbeda dalam pengaturan dan penilaian kinerja maka hal ini bisa sangat mempengaruhi keseluruhan kinerja dari rantai pasokan ini.

Cara penilaian sederhana untuk kinerja internal

Memberikan layanan pelanggan yang baik juga harus dilakukan secara efisien. Jika murni terlalu berfokus pada pengukuran dan pengelolaan layanan pelanggan dapat menyebabkan inefisiensi dan biaya yang tidak perlu. Berikut adalah beberapa hal yang bisa dipakai untuk mengukur efisiensi biaya dalam proses rantai pasokan:

  1. Total biaya.  Jumlah dari semua biaya termasuk biaya untuk semua orang/karyawan yang terlibat.
  2. Biaya inventori. Berapa total biaya yang dikeluarkan untuk inventori di semua tahap dalam rantai pasokan.
  3. Nilai inventori. Berapa nilai dari inventori yang ada dalam semua tahap.
  4. Biaya manajemen pesanan. Berapa keseluruhan biaya yang timbul dalam proses dan pengaturan pesanan.
  5. Biaya untuk “limbah”. Semua biaya yang dikeluarkan untuk mengatur, mengembalikan dan memusnahkan barang/material yang disebabkan oleh beberapa alasan tidak terpakai. Misalnya barang yang tidak sesuai pesanan, barang rusak, atau barang yang sudah kaduluarsa atau terlambat pengirimannya, dan lain-lain.
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , | 10 Comments

Beberapa Cara untuk Meningkatkan Kinerja Rantai Pasokan

Pada penulisan sebelumnya kita telah melihat bahwa ada dua jenis aliran yang ada dalam rantai pasokan, yaitu aliran “fisik” dan aliran “informasi”. Berikut secara garis besar kita bisa melihat fungsi dari kedua aliran tersebut:

  1. Aliran fisik atau aliran barang/material adalah untuk memastikan jenis barang/material yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan kualitas yang tepat yang memenuhi persyaratan pembeli.  Aktivitas dalam aliran ini adalah membeli, membuat dan memindahkan.
  2. Aliran informasi adalah untuk memastikan apa barang yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, kapan dan di mana diperlukannya.

Supply demand

Pada prinsipnya semua aktivitas dalam rantai pasokan ini adalah untuk merespon informasi dari aliran tersebut di atas.

Kita juga telah melihat bahwa ada lima komponen dasar dari manajemen rantai pasokan yaitu rencana, sumber pasokan, buat, kirim dan pengembalian barang.

Dari lima komponen dasar itu, kita bisa melihat ada tiga bagian penting, yaitu:

  1. Pengadaan dan manajemen order: sumber barang/material merupakan informasi penting bagi perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya dan/atau kebutuhan pembeli.  Dari informasi ini maka kita dapat membuat perencanaan lebih lanjut untuk pengiriman barang/material tersebut.
  2. Transportasi: transportasi merupakan komponen penting untuk menjamin barang/material bergerak secara efisien dalam waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan yang diinginkan.
  3. Gudang dan inventori: komponen ini juga merupakan komponen kunci dari proses rantai pasokan. Gudang menyimpan setiap persediaan yang ada dalam rantai pasokan.

Meningkatkan kinerja rantai pasokan adalah tentang bagaimana perusahaan dapat menjamin aliran fisik (barang/material) dan aliran informasi yang lebih efektif dan efisien serta menghapus semua hambatan yang mungkin ada yang akan berpengaruh bagi kedua aliran tersebut di atas.

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan kinerja rantai pasokan:

  1. Memperbaiki dan meningkatkan komunikasi yang baik dengan semua pihak baik internal maupun eksternal. Komunikasi yang kurang baik akan menyebabkan berbagai masalah, misalnya keterlambatan dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Termasuk didalamnya adalah bagaimana kita dapat berbagi informasi yang relevan dengan pihak terkait. Kita juga ai harus memberikan informasi yang benar kepada pihak yang membutuhkan, sebaiknya selalu lakukan pengecekan kembali sebelum memberikan informasi tertentu, misalnya kesalahan informasi bisa mengakibatkan kesalahan pengiriman barang kepada konsumen.
  2. Meningkatkan koordinasi dan mengelolah dengan baik semua link yang ada dalam rantai pasokan, baik internal maupun eksternal. Termasuk di dalamnya adalah meningkatkan pengetahuan tentang manajemen rantai pasokan.
  3. Membuat sistem pelaporan yang baik. Salah satu contohnya adalah membuat suatu database yang baik, yang berisi semua informasi pergerakan barang/material dari mulai proses pengadaan, penyimpanan, pengangkutan sampai kepada titik akhir/pembelian.
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , | 4 Comments

Aktivitas-aktivitas Pengadaan

Procurement activity

Seperti yang dibahas sebelumnya, pengadaan meliputi seluruh aktivitas yang dilakukan dari tahap awal sampai tahap akhir untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut.

 Berikut kita akan melihat aktivitas apa saja yang dilakukan:

1. Identifikasi barang atau jasa apa yang dibutuhkan.

Perusahaan menentukan barang atau jasa apa yang diperlukan berdasarkan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Dalam rencana yang dibuat itu telah ditentukan jenis atau spesifikasi yang dibutuhkan, bahkan sebagian besar perusahaan telah mempunyai standar tersendiri untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Juga pada tahap ini perusahaan mengidentifikasi apakah barang atau jasa yang diperlukan itu pernah dibuat/didapat sebelumnya sehingga mereka hanya perlu untuk memesan kembali atau benar-benar merupakan sesuatu yang baru yang belum pernah dipesan/dibuat sebelumnya.

 2. Melakukan survei atau kajian pasar.

Dalam hal ini perusahaan bisa memakai referensi tentang pemasok yang mereka punyai atau benar-benar melakukan kajian untuk menemukan pemasok yang baru. Iklan baik yang ada di media cetak atau media elektronik akan sangat membantu dalam survei atau kajian ini. Dalam aktifitas ini yang harus dibuat antara lain:

  • Membuat daftar para pemasok.
  • Membangun hubungan dengan para pemasok ini.
  • Melakukan penilaian performa terhadap para pemasok tersebut termasuk kemampuan mereka.
  • Menentukan para pemasok yang potensial.
  • Mendapatkan contoh barang dari para pemasok yang potensial tersebut.

3. Menyeleksi dan menentukan siapa yang akan menjadi pemasok.

Aktivitas ini biasanya dilakukan melalui proses tender. Namun untuk beberapa kasus  bisa langsung membuat kontrak dengan pemasok tanpa melalui proses tender, tentu saja hal ini dilakukan dengan memperhatikan syarat dan kondisi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Biasanya kontrak secara langsung ini dilakukan jika barang atau jasa yang diperlukan sangat dibutuhkan pada saat itu juga atau dalam waktu yang sempit.

 4. Membuat kontrak pengadaan atau order pembelian.

Semua syarat dan kondisi serta spesifikasi barang dan harga termasuk cara pembayaran harus tercantum secara jelas dalam kontrak pengadaan atau order pembelian yang dibuat. Kontrak atau order ini harus dibuat rangkap dua, pembeli dan penjual masing-masing harus memegang satu salinan.

 5. Pengiriman barang atau jasa oleh pemasok sesuai dengan kontrak atau order yang telah disetujui.

Yang harus diperhatikan dalam aktivitas ini adalah ketepatan waktu baik waktu pengiriman barang atau jasa, penyelesaian order dan waktu pembayaran.

 6. Penerimaan dan pemeriksaan pembelian.

Penerima harus melakukan pemeriksaan sebelum menandatangani bukti serah terima barang atau jasa. Jika ada barang yang cacat atau tidak sesuai dengan kontrak/order maka penerima berhak untuk menolak.

 7. Pembayaran.

Sebelum melakukan pembayaran, pembeli harus memastikan bahwa data dan angka yang ada di tagihan, kontrak/order dan bukti penerimaan barang harus sesuai dan tidak ada perbedaan.

 8. Mengevaluasi kinerja dari pemasok.

Aktivitas ini penting karena dari hasil evaluasi kinerja ini seorang pemasok akan bisa terus digunakan atau tidak. Kinerja yang dilihat adalah dari awal sejak kontrak/order ditandatangani sampai dengan proses invoice atau pembayaran. Evaluasi kinerja pemasok ini juga penting untuk proses audit. Semua dokumen harus disimpan dengan baik.

Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , , | Leave a comment

Pengadaan >> Pendahuluan

Kita telah melihat lima komponen dasar dari SCM, yaitu rencana– sumber/suplai – buat/produksi – kirim – kembali.

Kelima komponen itu tidak bisa dipisahkan satu dengan yang lainnya. Contoh sederhana adalah jika kita mempunyai kalung, tentu kalung tersebut harus dalam bentuk yang utuh untuk bisa dipakai. Jika pengait kalung tersebut rusak maka kita harus memperbaikinya untuk bisa dipakai kembali. Mungkin akan ada sedikit cacat atau penampilannya kurang begitu bagus dibandingkan dengan sebelum rusak. Pada saat pertama kita membeli kalung, kita hanya punya uang untuk membeli kalung perak, namun setelah beberapa saat kita sudah punya cukup uang untuk bisa membeli kalung emas. Tentu kalung tersebut akan kita rawat dengan baik karena merupakan barang berharga.

Contoh di atas sama persis dengan SCM, setiap komponen yang ada merupakan suatu kesatuan, harus dikelola dengan baik untuk bisa mendapatkan nilai/keuntungan yang diinginkan dan berkelanjutan. Keuntungan bisa terus meningkat jika SCM itu berjalan dengan baik dan terus ditingkatkan mutu dan efisiensinya.

Kembali ke judul di atas, yaitu pengadaan. Mungkin bagi sebagian besar masyarakat awam, pengadaan sama dengan pembelian. Sebenarnya kedua hal ini berbeda. Berikut adalah pengertian dasar mengenai kedua hal tersebut:

Procurement Contract

Pengadaan :   suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak lain. Proses tersebut meliputi seluruh aktifitas yang dilakukan dari tahap awal sampai tahap akhir untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut. Biasanya dimulai dari identifikasi apa yang dibutuhkan, melakukan survei atau kajian pasar, mendapatkan contoh barang yang diinginkan sesuai dengan spesifikasinya, melakukan proses tender, membuat kontrak pengadaan, melakukan pemesanan termasuk mengatur masalah logistiknya (transport & gudang jika perlu),  memonitor posisi barang atau jasa tersebut sampai dengan mengevaluasi performa dari pemasok. Hampir sama dengan misi logistik, pengadaan mempunyai misi untuk mendapatkan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang tepat, pada waktu dan tempat yang tepat serta dari sumber yang tepat dengan harga yang tepat juga.

Pembelian : suatu aktifitas yang melakukan pengeluaran (uang atau setara dengannya) dan biasanya lebih cenderung ke pertimbangan harga daripada lainnya. Boleh dikatakan bahwa pembelian adalah salah satu bagian pengadaan dan bersifat lebih ke masalah administratif. Beberapa perusahaan menetapkan standar untuk proses pembelian namun proses ini sangat bervariasi.

Ke depan kita akan membahas langkag-langkah yang dilakukan pada proses pengadaan.

Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Create a free website or blog at WordPress.com.