Logistik

Mengelolah Gudang (I)

Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam mengelolah suatu gudang:

1. Membuat Rencana Kerja.

Mengolah gudang

Ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengelola suatu gudang. Semua informasi yang terkait dengan barang yang akan diterima dan dikirim memerlukan sumber daya yang tepat dan harus dialokasikan untuk tugas-tugas sesuai kebutuhan. Volume beban kerja tentunya akan berfluktuasi atau berbeda-beda setiap hari. Contohnya, aktivitas penerimaan barang mungkin lebih tinggi dalam minggu ini dibandingkan dengan aktivitas pengiriman barang. Juga yang harus diperhatikan adalah kejadian yang tidak diperhitungkan sebelumnya, misalnya harus dilakukan pengiriman mendadak atau barang tiba di gudang tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Jika beban atau volume kerja cukup tinggi, maka kita dapat menyewa sumber daya (orang atau peralatan) untuk membantu sumber daya yang ada (permanen).

Rencana kerja sebaiknya dibuat per hari untuk memiliki alokasi sumber daya yang tepat yang diidentifikasi dan dialokasikan untuk tugas-tugas yang diperlukan. Jika barang yang akan ditangani bervariasi dalam hal cara penanganannya, maka untuk tujuan perencanaan, barang dapat diklasifikasikan ke dalam kelompok produk penanganan, hal ini bertujuan untuk menentukan alokasi sumber daya yang tepat untuk penangannya. Misalnya ada barang-barang tertentu yang bisa ditangani secara manual (diangkat / disusun) dan ada juga barang-barang yang lebih tepat dan efisien ditangani dengan memakai forklift.

Contoh bagaimana menentukan sumber daya untuk beberapa kegiatan yang biasanya dilakukan:

a. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang masuk. Perhatikan volume jenis barang yang akan masuk per hari untuk bisa membuat rencana kerja. Jika ada barang yang masuk namun harus segera dikirimkan lagi maka barang tersebut harus disimpan terpisah dari penumpukan barang lain untuk mempermudah proses pengirimannya. Jadwal penerimaan dibuat berdasarkan jenis barang, volume, cara penanganan, cara penyimpanan dan instruksi/jadwal pengiriman.

b. Identifikasi kebutuhan tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan untuk barang-barang yang telah dijadwalkan akan tiba di gudang harus segera dipersiapkan sebelum barang tersebut tiba. Biasanya barang-barang akan disimpan berdasarkan jenis barangnya dan cara penanganannya, misalnya:

  • Barang-barang yang harus segera dikirim lagi disusun di satu tempat yang dekat dengan jalur pengiriman untuk mempermudah proses tersebut.
  • Barang-barang yang harus disimpan di atas pallet disusun atau diatur di satu tempat.

c. Identifikasi beban/volume kerja untuk barang keluar. Tempat untuk pengepakan atau pengemasan ulang dan tempat pengambilan harus diatur sedemikian rupa untuk mempermudah proses pengirimannya/pengeluarannya.

2. Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk membuat suatu kegiatan pergudangan yang efisien dan efektif maka sumber daya yang ada harus dialokasikan dengan tepat. Contohnya, jika sumber daya yang dialokasikan untuk proses pengiriman barang tidak sesuai dengan jumlah dan jenis barang yang akan dikirim maka proses pengiriman dan pengangkutan barang dari gudang akan terlambat sehingga akan mengakibatkan keterlambatan juga untuk proses transportasinya. Oleh karena itu kita harus bisa menentukan beban kerja untuk setiap kegiatan sehingga jumlah sumber daya yang disediakan dapat memenuhi tugasnya sesuai dengan waktu yang diperlukan.

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam pengalokasian sumber daya:

a. Menentukan kebutuhan sumber daya.

Secara umum pekerjaan di dalam gudang dapat didefinisikan sebagai:

  • Penerimaan barang:  jumlah barang yang dibongkar dan diterima per jam.
  • Pemindahan barang: jumlah barang yang diterima yang dipindahkan ke tempat penyimpanan per jam.
  • Pemilihan barang: memilih barang yang akan dikirim per jam.
  • Pengiriman barang: jumlah barang yang dimuat dan dikirim per jam.

Kebutuhan sumber daya dihitung dengan membagi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu yang dibutuhkan untuk satu siklus kerja.

b. Mengalokasikan kebutuhan sumber daya.

Secara umum, sumber daya yang ada di gudang adalah karyawan gudang dan peralatan-perlatan yang ada di gudang tersebut. Namun demikian, terkadang perusahaan harus menyewa karyawan atau peralatan tambahan jika aktivitas atau volume kerja cukup tinggi. Biasanya karyawan gudang tambahan dipekerjakan untuk pekerjaan manual sedangkan peralatan yang biasa disewa adalah forklift atau pallet khusus/plastik.

Ada tiga hal yang dapat dilakukan pada tahap ini:

  • Mengalokasikan sumber daya sendiri. Setelah melakukan perhitungan kebutuhan sumber daya, orang-orang/karyawan gudang serta peralatan yang dibutuhkan dialokasikan untuk tugas individu masing-masing. Sumber daya yang dialokasikan mungkin akan mencakup peralatan mekanik penanganan, pengepakan, palletisasi peralatan, operasi untuk kegiatan manual, dan sebagainya.
  • Mengatur penyewaan atau kontrak sumber daya. Hal ini bisa dilakukan baik untuk karyawan maupun peralatan. Hal ini biasanya dilakukan jika volume kerja atau aktivitas gudang sangat tinggi, bisa juga untuk menggantikan sementara petugas gudang yang sedang sakit atau cuti.
  • Mengatur penyewaan tenaga kerja upahan/buruh. Biasanya tenaga kerja ini tidak memerlukan keahlian khusus. Tenaga kerja ini bisa dipekerjakan secara individu atau bisa juga melalui perantara yang biasanya merupakan kepala geng dari beberapa orang buruh. Namun ada juga kelemahan jika kita mempekerjakan buruh melalui perantara antara lain harga yang ditawarkan biasanya lebih tinggi. Sedangkan keuntungannya adalah lebih mudah untuk pengaturan dan cepat untuk mendapatkan orang yang bersedia bekerja.
Advertisements
Categories: Logistik | Tags: , , , , | 2 Comments

Merencanakan Tata Ruang Suatu Gudang

WH LayoutHal utama yang harus diperhatikan ketika kita membuat atau merencanakan penggunaan ruang untuk suatu gudang adalah tempat penyimpanan barang serta area untuk penerimaan barang, pemilihan barang dan pengiriman barang.

Kita juga harus memperhatikan beberapa kegiatan pergudangan yang membutuhkan tempat atau ruang dalam gudang, antara lain:

  • Tempat pemeliharaan peralatan.
  • Tempat parkir.
  • Tempat untuk menyimpan barang-barang yang rusak atau barang yang harus dikembalikan atau untuk karantina dan sebagainya.
  • Tempat istirahat untuk para pekerja.
  • Tempat untuk pencatatan atau ruang administrasi.
  • Toilet dan sebagainya.

Berikut adalah beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan tersebut, yaitu:

1. Ukuran tempat penyimpanan barang. Ada tiga faktor yang harus diperhatikan, yaitu:

  • Tempat yang akan dipakai untuk penyimpanan barang dan peralatan.
  • Lorong atau gang antar barang, untuk akses langsung ke barang.
  • Jarak dinding ke barang.

Ruang yang akan dipakai untuk menyimpan barang dan peralatan akan ditentukan oleh karakteristik produk dan volume dari barang atau peralatan tersebut.

Untuk barang yang memakai palet, dimensi palet akan menjadi faktor dasar untuk pengukuran ketika barang disimpan di atas palet. Jika barang yang disimpan lebih besar dimensinya dari pada dimensi palet maka perhitungan ruang akan memakai dimensi barang tersebut.

Lebar gang tergantung pada peralatan yang digunakan dalam area penyimpanan dan metode operasi yang digunakan, manual atau menggunakan peralatan penanganan. Jika peralatan penanganan akan digunakan, lingkaran berputar dari peralatan yang digunakan untuk mengakses barang harus diperhitungkan.

2. Ukuran area penerimaan barang. Tidak ada formula spesifik untuk perencanaan area ini. Jenis dan ukuran kendaraan yang membawa barang akan menentukan apakah diperlukan tempat khusus yang memungkinkan kendaraan tersebut dapat masuk ke dalam gudang untuk melakukan proses pembongkaran atau diperlukan tempat khusus untuk pembongkaran di luar gudang. Kondisi ini akan sangat mempengaruhi besarnya ruang yang diperlukan. Tempat untuk melakukan pemilahan, kontrol kualitas dan persiapan penyusunan juga harus diperhitungkan berdasarkan jumlah barang yang akan diterima/dikirim atau yang harus ditangani setiap hari. Area khusus juga harus diperhitungkan jika ada barang yang harus diperiksa dan disimpan beberapa saat di tempat khusus itu sebelum hasil pemeriksaan keluar dan membolehkan barang tersebut disimpan atau disusun dengan barang yang lain. Peralatan yang dibutuhkan untuk penanganan barang ditentukan oleh karakteristik produk dan karakteristik beban per unit. Ukuran dari area penerimaan barang juga akan dipengaruhi oleh metode kerja terkait. Jika barang yang dibongkar dapat dipindahkan langsung ke penyimpanan maka daerah yang diperlukan tidak terlalu besar / lebih kecil daripada jika barang harus disimpan dulu di daerah penerimaan sebelum ke penyimpanan. Juga ada kemungkinan lain yaitu menggunakan ruang yang sama untuk proses pemuatan barang dari gudang. Keuntungan dari penataan  ini adalah fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan orang dan peralatan serta pengurangan jumlah ruang yang dibutuhkan di gudang. Namun ada juga kelemahannya yaitu meningkatnya resiko kemacetan jika kegiatan bongkar muat harus mengambil tempat pada saat yang sama.

3. Ukuran area pengiriman barang. Tidak ada formula spesifik untuk perencanaan area pengiriman ini. Hampir sama dengan area penerimaan barang, jenis dan ukuran kendaraan yang akan mengangkut barang akan menentukan apakah diperlukan tempat khusus yang memungkinkan kendaraan tersebut dapat masuk ke dalam gudang untuk melakukan proses pemuatan barang atau diperlukan tempat khusus untuk pemuatan barang di luar gudang. Area khusus juga harus diperhitungkan jika ada barang yang harus diperiksa terlebih dahulu sebelum dimuat ke kendaraan pengangkut. Peralatan yang dibutuhkan untuk penanganan barang ditentukan oleh karakteristik produk dan karakteristik beban per unit. Jika barang yang akan dikirim dapat langsung dimuat ke dalam kendaraan pengangkut maka daerah yang diperlukan tidak terlalu besar / lebih kecil daripada jika barang tersebut harus disimpan terlebih dahulu di daerah pengiriman sebelum diangkut ke kendaraan.

4. Ukuran area pemilihan / pemilahan / sortir barang. Jika barang yang akan diterima harus dipilah atau disortir terlebih dahulu sebelum disimpan maka area pemilahan ini dimasukkan ke dalam perhitungan kebutuhan area. Jumlah barang yang akan dipilah akan menentukan luas daerah yang diperlukan. Selain itu metoda yang akan dipakai untuk proses pemilahan juga akan menentukan luas area yang diperlukan. Termasuk jika diperlukan proses jahit menjahit atau pergantian kemasan barang, maka diperlukan area khusus untuk kegiatan ini.

5. Aliran barang serta tata letak dalam gudang. Hal-hal yang harus dipertimbangkan adalah:

  • Tata letak ruang untuk semua kegiatan.
  • Lokasi fisik barang di area penyimpanan (massal).
  • Bagaimana barang akan mengalir ke dalam dan keluar dari fasilitas gudang.

Tujuan mendefinisikan aliran dan tata letak dalam fasilitas gudang adalah untuk mengoptimalkan efisiensi arus barang melalui operasi atau kegiatan yang berbeda.

Tahapan pergerakan barang di dalam gudang sebagai berikut:

  • Penerimaan barang dan rotasi barang tersebut.
  • Penyimpanan barang.
  • Pergerakan barang dari tempat penyimpanan ke area pemilahan.
  • Pemilihan barang termasuk pengepakan atau perakitan ulang.
  • Pengeluaran atau pengiriman barang.

Sebisa mungkin pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Ada dua pilihan tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu “through-flow” dan “u-flow”.

Keuntungan memakai u-flow:U-Flow

  • Karena daerah penerimaan dan pengiriman berdampingan, ruangan dapat digunakan secara fleksibel, terutama jika kegiatan ini dijadwalkan berlangsung pada waktu yang berbeda pada hari kerja. Hal ini dapat menghemat ruang secara keseluruhan.
  • Demikian pula, personil dan peralatan dapat digunakan dengan cara yang fleksibel, mengurangi kebutuhan untuk sumber daya secara keseluruhan.
  • Karena akses utama ke gedung hanya satu tempat, maka keamanan lebih mudah untuk dikelolah.
  • Tempat untuk area penyimpanan bisa lebih besar atau banyak.

Bentuk dari through-flow seperti di bawah ini:

Through Flow

 

Categories: Logistik | Tags: , , , , , , , | 2 Comments

Pertimbangan Umum yang Diperlukan Untuk Memilih Sebuah Gudang

Pemilihan, desain dan manajemen gudang bergantung pada tujuan dan operasi atau bisnis suatu perusahaan.  Seperti pada penulisan sebelumnya, di bawah ini adalah tiga hal penting yang biasanya menjadi dasar pemilihan jenis gudang yang akan dipakai, yaitu:

1. Jenis barang yang akan disimpan serta karakteristik dari barang tersebut.

Hal utama yang harus diperhatikan adalah apakah barang yang akan disimpan adalah makanan (food) atau bukan makanan (non food items) atau kedua-duanya. Karakteristik barang yang harus diperhatikan adalah:

  • Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
  • Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
  • Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim/dikeluarkan dari gudang.
  • Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
  • Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
  • Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.

Warehouse

 

2. Banyaknya barang yang akan disimpan untuk perhitungan luas tempat yang diperlukan.

  • Ukuran dan berat barang termasuk kemasannya.
  • Apa jenis kemasannya.
  • Apakah perlu tempat khusus untuk memasang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.

3. Waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut.

Selain ketiga hal tersebut di atas, berikut adalah hal-hal penting lainnya yang juga harus diperhatikan sebelum memutuskan atau memilih sebuah gudang:

1. Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (legislasi) yang berlaku. Seorang manajer pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, misalnya:

  • Peraturan tenaga kerja.
  • Peraturan kesehatan dan juga tentang keselamatan pekerja.
  • Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
  • Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
  • Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.

2. Memilih lokasi yang cocok dengan mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini:

  • Memilih lokasi yang letaknya dekat dengan pelabuhan atau secara geografis berada di tempat yang dekat dengan lokasi pabrik atau toko ataupun sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Idealnya, kita harus bisa memilih lokasi untuk meminimalkan total waktu yang harus ditempuh oleh barang baik dari sumbernya maupun tujuan akhirnya.
  • Kondisi bangunan gudang harus baik. Konstruksi bangunan harus kuat, tidak ada kebocoran dan mempunyai ventilasi yang baik. Dalam bangunan, dinding harus bersih dan dicat, sebaiknya berwarna putih. Periksa jendela apakah ada yang pecah dan pintu harus dalam kondisi baik. Carilah tanda-tanda apakah ada kemungkinan terjadi serangan hama, misalnya lubang di dinding dan lantai. Suatu pengkajian harus dibuat dengan ukuran dan bentuk gudang dan karena kapasitasnya untuk mengakomodasi jumlah barang yang akan disimpan dan ditangani. Lebih baik untuk memilih ruang yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Luas lantai harus rata dan terbuat dari bahan yang stabil, idealnya beton. Lantai harus mampu mendukung berat material yang akan disimpan dan bobot kendaraan yang mungkin dimasukkan dalam gedung. Jika gudang tersebut akan dipakai untuk menyimpan makanan atau bahan baku untuk makanan maka perlu didesinfeksi atau difumigasi dengan perusahaan pembersihan profesional terlebih dahulu. Periksa kepemilikan bangunan dan melakukan verifikasi atas surat-suratnya.
  • Keamanan. Keamanan adalah aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan dan peralatan yang digunakan.
  • Lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang juga harus bisa dilalui oleh truk besar.
  • Melihat fasilitas apa yang ada untuk gudang tersebut, misalnya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan.
Categories: Logistik | Tags: , , , | Leave a comment

Memantau dan Mengontrol Kinerja Kendaraan dan Pengemudi

Measurement Fleet

Untuk dapat meningkatkan performa dari Fleet Management System atau Sistem Manajemen Armada Angkutan Darat, maka diperlukan suatu sistem untuk memantau dan mengontrol kinerja kendaraan maupun kinerja pengemudi.

Sebelum melakukan pemantauan dan pengontrolan kinerja tersebut, ada tiga bagian penting yang perlu dijalankan, yaitu:

1. Perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.  Prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan harus ada untuk memastikan pekerjaan-pekerjaan tersebut dilakukan tepat waktu, sesuai dengan standar yang semestinya dan menyimpan semua catatan yang akurat dan menyeluruh untuk setiap kendaraan. Prosedur perbaikan dan pemeliharaan sangat penting untuk memastikan efektivitas operasional armada. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan untuk prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan, yaitu:

  • Pemeliharaan preventif / pencegahan. Pemeliharaan ini untuk memastikan bahwa pemeliharaan kendaraan dilakukan pada waktu yang tepat. Kendaraan yang dijaga dengan benar akan lebih efisien dan lebih murah. Kelayakan pakai  / umur pemakaian dapat diperpanjang, nilai jual kembali juga akan lebih tinggi. Pemeliharaan preventif yang efektif juga akan meningkatkan keamanan pengemudi dan penumpang. Mengingat pemeliharaan preventif ini cukup penting, maka frekuensi inspeksi dan layanan harus dilakukan dengan benar.
  • Perbaikan kendaraan.  Prosedur perbaikan kendaraan dengan cepat dan efisien harus ada. Sifat perbaikan dan alasan untuk perbaikan perlu diidentifikasi. Jika terjadi kecelakaan, laporan kecelakaan dan laporan inspeksi kendaraan harus dibuat secara tertulis dan salinan laporan harus dikirim ke semua pihak yang terkait. Laporan tersebut harus disimpan dalam file kendaraan tersebut.

2. Penjadwalan kendaraan. Manajemen armada yang baik harus dapat memastikan bahwa kendaraan yang tepat tersedia dengan kondisi yang tepat, berada di tempat dan waktu yang tepat, untuk mendukung gerakan yang direncanakan / dibutuhkan . Hal ini memerlukan kerja sama yang baik dan berkelanjutan dari semua karyawan operasional / staf terkait. Informasi harus diterima dari petugas lapangan tentang jumlah yang kendaraan yang dibutuhkan dan setiap gerakan dan perubahan apapun pada kegiatan, apakah direncanakan atau tidak. Informasi tentang tidak tersedianya kendaraan karena sedang melakukan pemeliharaan, perbaikan dan inspeksi juga harus diinformasikan. Dari informasi ini, maka manajemen armada akan segera mengisi kekurangan kendaraan untuk memenuhi kebutuhan operasional.

3. Pengaturan (manajemen) suku cadang.  Jumlah dan jenis berbagai suku cadang yang disediakan di garasi atau bengkel dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti usia, jenis kendaraan, jenis angkutan dan sebagainya.  Prosedur untuk penyediaan suku cadang akan membedakan apa itu pemakaian / konsumsi  dan apa yang didefinisikan sebagai suku cadang. Aturan yang jelas harus dibuat ketika mengidentifikasi jenis suku cadang yang dibutuhkan baik untuk perbaikan maupun untuk pemeliharaan. Suku cadang sebaiknya dibeli dari dealer resmi atau sumber terpecaya untuk menghindari barang palsu. Stok suku cadang harus dapat dipertanggungjawabkan dan prosedur pembelian dan pemakaiannya harus sesuai dengan peraturan yang dibuat.

Setelah melakukan ketiga hal tersebut di atas, maka pemantauan dan pengendalian kinerja kendaraan dan pengemudi dilakukan. Caranya adalah membandingkan kinerja tersebut dengan budget atau anggaran yang telah dibuat.  Bagaimana mengukur ketersediaan dan pemanfaatan kendaraan serta biaya menjalankannya. Ada dua jenis biaya, biaya tetap yaitu biaya yang harus dikeluarkan tanpa memperhatikan apakah kendaraan tersebut dipakai atau tidak, serta biaya operasional, yaitu biaya yang terjadi jika kendaraan tersebut digunakan.

Biaya

Semua biaya tetap harus dicatat. Biaya tetap biasanya adalah gaji, ijin, biaya pendirian gudang atau bengkel atau kantor, pajak kendaraan, asuransi, biaya penyusutan, bunga atas modal dari kendaraan dan biaya tetap lainnya.

Biaya operasional didapat dari data sehari-hari dalam penggunaan kendaraan. Biaya operasional adalah semua biaya penggunaan termasuk bahan bakar, pelumas, biaya parkir, tol, ban dan pemeliharaan. Konsumsi bahan bakar akan bergantung pada cara pemakaian kendaraan, sifat dari medan / perjalanan, serta usia dan efisiensi dari kendaraan itu sendiri. Selain biaya-biaya tersebut di atas, mungkin ada biaya lain yang dikeluarkan selama pemakaian kendaraan, semuanya harus dicatat. Semua biaya ini harus dicatat dengan rapi dalam suatu log book untuk setiap kendaraan dan harus diperiksa oleh manajemen armada minimal seminggu sekali.

Pemanfaatan Kendaraan dan Kinerjanya

Produktivitas kendaraan dan pengemudi berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya (kendaraan) dan cara mereka mengoperasikan / ketika mereka bekerja. Mengukur kinerja dari kendaraan serta pengemudi adalah melihat bagaimana sumber daya yang ada digunakan secara efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan untuk sumber daya transportasi, telah dilakukan perhitungan jumlah armada yang dibutuhkan dan kebutuhan pengemudinya berdasarkan perkiraan pekerjaan yang akan dilakukan. Tidak efisien dan efektif bisa dilihat dari biaya yang tidak perlu dikeluarkan yang terjadi terus menerus dan cenderung meningkat.

Categories: Logistik | Tags: , , , , | 2 Comments

Manajemen Armada untuk Angkutan Darat

Seluruh kegiatan yang mendukung aktivitas transportasi angkutan darat dinamakan Manajemen Armada Angkutan Darat atau dalam bahasa Inggrisnya kita kenal dengan nama Fleet Management for Land Transport. Manajemen ini mencakup semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan kendaraan yang terlibat dalam pergerakan barang, manajemen armada kendaraan kecil yang digunakan untuk transportasi orang dan kargo atau paket ukuran kecil, termasuk sepeda motor dan juga perlengkapan lain seperti peralatan penanganan di gudang. Manajemen ini mendukung seluruh kegiatan aktivitas transportasi melalui pengelolaan aset yang digunakan.

Fleet Management

Secara garis besar, manajemen armada angkutan darat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

  1. Merawat dan menjaga kondisi dari semua aset / kendaraan dalam kondisi baik untuk menjamin keamanan dan keselamatan barang yang akan diangkut dan personil yang akan memakainya.
  2. Membuat sistem dan prosedur yang efektif untuk penggunaan dan perawatan semua asset / kendaraan. Termasuk didalamnya antara lain jadwal perawatan, manajemen pengaturan untuk pengemudi/sopir, manajemen untuk pemakain bahan bakar, sistem untuk melacak keberadaan kendaraan serta manajemen keamanan termasuk manajemen kesehatan dan keselamatan.
  3. Memantau dan mengukur biaya, pemanfaatan dan kinerja dari kendaraan yang bersangkutan. Efektivitas biaya armada tidak hanya untuk pengendalian biaya operasi kendaraan, tetapi juga untuk pemeliharaan dan perbaikan, persediaan suku cadang dan juga penggantian kendaraan pada masa optimal dalam pemakaiannya.
  4. Memastikan jumlah dan komposisi armada seimbang dengan aktivititas yang diperlukan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika kita mempersiapkan jenis kendaraan yang dibutuhkan. Yang perlu diketahui dan dipahami terlebih dahulu adalah berapa besar volume pekerjaan dan di lingkungan atau daerah mana kendaraan tersebut akan dipakai. Setelah itu kita akan memutuskan jenis kendaraan apa yang akan dipakai dan membuat manajemen armadanya untuk mengelola, mengukur, memantau dan mengendalikan kinerjanya.

Kondisi fisik jalan serta lingkungan daerah di mana armada akan digunakan sangat mempengaruhi komposisi jumlah dan jenis armada. Dalam hal-hal tertentu, terkadang pengaruh legislatif atau peraturan juga dapat mempengaruhi, misalnya ada jalan-jalan tertentu tidak bisa dilalui oleh truk besar sehingga terkadang beberapa perusahaan memilih untuk menyewa kendaraan yang lebih kecil untuk mengirimkan barang.

Laporan penggunaan armada yang sederhana harus menyediakan data-data di bawah ini:

  1. Nama sopir / pengemudi.
  2. Nomor SIM sopir / pengemudi.
  3. Nomor/plat kendaraan.
  4. Nama penumpang atau barang/kargo yang diangkut.
  5. Asal dan tempat tujuan kendaran.
  6. Tujuan perjalanan.
  7. Tanda tangan penumpang atau penerima barang/kargo.
  8. Jarak tempuh.
  9. Pemakaian bahan bakar.
  10. Perawatan kendaraan.
  11. Catatan penting lainnya.

Laporan penggunaan armada ini harus dicek setiap hari atau paling sedikit seminggu sekali oleh manajer armada atau pihak yang bertanggung jawab.

Categories: Logistik | Tags: , , , , | 1 Comment

Manajemen Transportasi – Monitoring, Kontrol dan Evaluasi

Misi utama dari transportasi adalah untuk melakukan pengiriman  barang/material pada waktu yang tepat, dengan jumlah dan kondisi yang tepat, ke tujuan yang tepat, dengan harga yang tepat/terjangkau. Untuk dapat mencapai misi tersebut, harus ada pendekatan terstruktur untuk pemilihan dan selanjutnya pemantauan (monitoring) dan kontrol terhadap transporternya atau penyedia transport.

Pada penulisan sebelumnya, kita telah melihat tahap pemilihan model / jenis transportasi yang digunakan berdasarkan empat kriteria kunci dan faktor-faktor operasional yang sangat berpengaruh dalam pemilihan ini.

MNE

Ketika suatu pengiriman / transportasi dijalankan atau berlangsung, banyak hal yang harus dimonitor dan dikontrol. Idealnya, harus ada orang atau karyawan atau bahkan unit khusus yang memonitor dan mengontrol setiap pengiriman / pergerakan barang atau material.

Berikut adalah tugas yang harus dijalankan oleh karyawan atau unit yang memonitor dan mengontrol selama pengiriman / pergerakan barang atau material berlangsung:

  1. Melacak posisi barang atau material dan memperbarui waktu pengiriman.
  2. Mengatur orang atau karyawan yang dibutuhkan selama pengiriman berlangsung.
  3. Menangani isu-isu yang muncul atau masalah yang terjadi.
  4. Membuat dokumentasi yang diperlukan selama pengiriman atau pergerakan berlangsung termasuk jika diperlukan untuk proses transit.
  5. Memahami prosedur pengiriman atau pergerakan ke suatu daerah yang memerlukan kendali otoritas setempat, misalnya dokumentasi yang diperlukan untuk pengurusan bea dan cukai, permohonan ijin pengiriman dan sebagainya.
  6. Menjaga aliran informasi antara semua pihak yang terkait berjalan dengan baik untuk memastikan keamanan dan keselamatan barang atau material serta semua personil yang terlibat selama proses pengiriman berlangsung, serta untuk memastikan agar semua syarat dan kondisi pengiriman sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang telah dibuat.
  7. Memberikan masukan secepatnya kepada pihak manajemen apabila ada hal-hal yang mendesak, misalnya harus ada perubahan rute atau waktu pengiriman.

Selain monitoring dan kontrol tersebut di atas, hal penting yang juga harus dilakukan adalah mengukur kinerja transporter atau penyedia transportasi untuk memastikan bahwa mereka melakukan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Biasanya data yang dipakai diambil dari catatan pengiriman yang dilakukan oleh transporternya. Transporter akan memberikan data tersebut bergantung pada kondisi yang ditetapkan dalam kontrak atau ketika pengiriman telah selesai.

Evaluasi performa transporter sebaiknya dilakukan pada saat pengiriman berlangsung sampai selesai, hal ini bisa dilakukan berdasarkan data fisik dan juga data non-fisik. Data fisik antara lain ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, apakah ada barang yang rusak serta biaya transportasi tersebut. Data non-fisik bisa berupa informasi yang didapat dari penerima mengenai pelayanan yang diberikan oleh transporter misalnya sikap dari sopir yang mengangkut, kondisi kendaraan yang dipakai juga fleksibilitas yang diberikan.

Hasil dari evaluasi performa ini akan dipakai sebagai dasar untuk memberikan masukan kepada transporter. Beberapa transporter juga biasanya membuat evaluasi performa untuk kliennya. Laporan atau hasil evaluasi ini sebaiknya dibuat sekonstruktif mungkin dan menjadi dasar untuk  klien/perusahaan dan transpoter berdiskusi dan saling memberikan masukan. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka bisa segera diambil jalan keluarnya dan juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk pengiriman berikutnya. Diskusi ini sebaiknya dilakukan dengan semangat mitra dalam supply chain daripada mengikuti cara lama konfrontasi antara klien dan penyedia.  Dalam evaluasi ini juga harus menyoroti keberhasilan yang dicapai dan hal-hal yang dilakukan dengan baik.

Categories: Logistik | Tags: , , , , , | 10 Comments

Blog at WordPress.com.