Monthly Archives: August 2013

Pentingnya Koordinasi pada Saat Tanggap Darurat Bencana

Coordination

Pada saat tanggap darurat bencana, kita pasti sering mendengar kata koordinasi, koordinasikan, mengkoordinasikan dan sejenisnya. Kata koordinasi sering sekali diucapkan, namun pada kenyataannya sulit sekali untuk dijalankan. Salah satu contoh, ketika banjir di Jakarta pada awal 2013 lalu, di beberapa tempat masih banyak terjadi kekacauan pembagian sembako karena kurangnya koordinasi antara pihak yang berwenang, pemberi bantuan maupun masyarakat yang terkena dampak bencana. Kita bisa melihat dari televisi ataupun membaca dari koran, banyak sekali keluhan dari masyarakat yang mengungsi di beberapa titik evakuasi bahwa mereka belum menerima bantuan, padahal di lain pihak kita bisa melihat bahwa banyak sekali bantuan yang telah diberikan. Pertanyaannya adalah ke mana saja bantuan yang telah diberikan dan  kenapa masih saja banyak masyarakat mengeluh belum mendapatkan bantuan? Ternyata banyak sekali bantuan yang menumpuk di posko dan belum diberikan kepada masyarakat karena kurangnya koordinasi!

Sesaat setelah terjadi bencana, banyak pihak baik secara individual maupun organisasi dan juga dari badan-badan pemerintah yang segera terjun ke lokasi dan memberikan bantuan kemanusian. Semua pihak yang memberikan bantuan itu masing-masing datang dengan kepentingannya sendiri sehingga sering sekali terjadinya persaingan prioritas. Hal ini bisa dilihat dari kurangnya pelayanan dan bantuan yang diberikan kepada masyrakat yang terkena dampak bencana, salah satu contoh seperti yang disebutkan di atas. Contoh lain adalah terjadi duplikasi jenis bantuan sehingga akhirnya tidak berguna. Salah satu pengalaman saya ketika ikut dalam operasi tanggap darurat di suatu daerah, ketika itu bantuan berupa makanan sudah sangat banyak, sampai akhirnya masyarakat menolak untuk menerima bantuan makanan. Sebenarnya yang mereka butuhkan adalah bantuan obat-obatan dan tenaga medis, namun karena kurangnya koordinasi dalam manajemen informasi akhirnya bantuan tersebut datangnya sangat terlambat.

Definisi koordinasi menurut kamus artikata.com adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Beberapa sinonim untuk koordinasi, yaitu harmonisasi, pengaturan, pengorganisasian, penyelarasan, penyerasian, dan sinkronisasi.

Dari arti kata koordinasi serta beberapa sinonim kata tersebut, kita bisa melihat bahwa koordinasi tidak terjadi dalam waktu yang singkat. Koordinasi harus dilakukan jauh hari sebelum terjadinya bencana. Koordinasi tanggap darurat bencana harus dilakukan oleh semua pemangku kepentingan baik dari pemerintah, swasta maupun masyarakat.

Secara garis besar, untuk bisa membuat suatu sistem koordinasi yang baik harus memperhatikan beberapa hal, yaitu:

  1. Keikutsertaan dari semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam situasi darurat bencana. Koordinasi harus terjadi melalui suatu proses yang disepakati oleh semua pemangku kepentingan. Seseorang atau suatu badan atau organisasi yang ditunjuk sebagai koordinator harus bisa membangun suasana yang baik dan saling menghormati antara setiap pemangku kepentingan. Setiap kebijakan atau prosedur untuk tanggap darurat harus disepakati oleh semua pemangku kepentingan.
  2. Tidak berpihak kepada sesuatu (imparsial). Koordinasi harus bertujuan untuk memberikan bantuan sesuai dengan kebutuhan yang dibuat tidak berdasarkan kesukuan, agama, pilihan politis, jenis kelamin atau usia. Perhatian harus diberikan kepada kelompok rentan, anak-anak, orang tua, orang cacat dan ibu hamil.
  3. Harus dilakukan secara transparan. Koordinasi membutuhkan kepercayaan dari semua pemangku kepentingan. Setiap proses pengambilan keputusan dan pemberian informasi harus dilakukan secara transparan dan jujur, termasuk jika terjadi kegagalan tetap harus diinformasikan dan jangan ditutup-tutupi untuk kepentingan tertentu.
  4. Harus bermanfaat bagi masyarakat yang terkena bencana maupun pemangku kepentingan lainnya.

Salah satu langkah awal yang bisa dilakukan untuk melakukan koordinasi dalam tanggap darurat adalah melakukan pemetaan terhadap semua pemangku kepentingan dengan kapasitasnya masing-masing. Hal ini perlu dilakukan untuk dapat mengetahui dan mempermudah proses keterlibatan masing-masing pihak pada saat tanggap darurat. Pada intinya pemetaan ini mencatat:

  1. Siapa
  2. Apa
  3. Di mana: lokasi
  4. Kapan
  5. Mengapa
  6. Bagaimana

Dari data pemetaan tersebut, kemudian kita bisa melihat kapasitas dari setiap pemangku kepentingan sehingga pembagian tugas untuk penanganan darurat pun bisa lebih terkoordinasi dengan baik.

Advertisements
Categories: Manajemen Bencana | Tags: , , , , , | Leave a comment

Simple Ways to Measure Supply Chain Performance

We must be able to measure the existing supply chain performance and we also should able to see if the performance has improved.

SCM Measurement

In general, there are two ways that we can use to measure the performance of the supply chain, i.e. objective measure and subjective measure. Objective measure based on facts, preferably in the form of numbers. To be able to measure objectively, it requires setting up ways of recording for the performance of physical flow and information flow. Measurement of the performance of physical flow can be done through delivery performance, we need to record all request for goods/materials, when orders are placed, when orders are delivered/received, orders that are not delivered/received completely, etc. Measurement of the performance of information flow can be done through record all information concerning requests, delivery, returns/reverse or any information relating to the physical flow of goods / material.

There may be some aspects of performance which are either too difficult or not possible to measure in objective way. For these aspects, we have to use subjective measures. For example, subjective measures includes the views or perceptions of the people that cannot be supported by hard facts, this includes customers satisfaction surveys that can be done through questioners or direct interview.

With both ways as above, we then can make a matrix that focuses on the internal performance and the external performance.  External performance is performance that is done to the customer / buyer as well as the performance of all links in the supply chain. Internal performance will focus internally on the efficiency of the process, particularly the cost of carrying out all of the process.

Below is a simple way to measure the external performance:

1. Customer service, measurement includes:

  • Percentage of requests and orders fulfillment. The most used definition is on time, in full and error free. On time are orders delivered on or before date requested. In full are complete orders, and error free usually means complete based on the specification of the request, correct labeling and not damage.
  • Quality of the service provided. Included here is the information provided to the customer/buyer on the status of the goods / materials that are required/requested.
  • The flexibility provided.

2. Performance of supply chain links.

  • It is also important to measure different parties/actors involved in managing the whole supply chain. If these different parties/actors have different views what is required and they are using different matrix to manage and measure the performance, this can have a significant impact on the performance of the whole/total supply chain.

 

A simple way to measure the internal performance

Providing good customer service also must be done efficiently. Purely focused on managing and measuring customer service can lead to inefficiency and unnecessary costs. Below are simple ways to measure cost efficiency on the supply chain process:

  1. Total costs. These are the sum of all the supply chain costs including people who involved in the process and management costs.
  2. Inventory costs. Total costs of holding inventory in the whole supply chain.
  3. Inventory value. The value of inventory being held in the whole supply chain.
  4. Order management costs. Total costs involved in processing and managing orders.
  5. Cost of waste. Total costs involved in managing, returning and disposing of goods/materials which for different reasons are never used by the buyers/customers. This can include wrong goods/materials, damaged goods, expired goods, or goods/materials that arrived too late in the buyers/customers place, etc.
Categories: Supply Chain Management (eng) | Tags: , , , , , | 1 Comment

Cara Sederhana Menilai Kinerja Rantai Pasokan

Kinerja rantai pasokan yang ada saat ini harus bisa dinilai serta kita pun harus bisa melihat apakah kinerja tersebut telah ditingkatkan.

SCM Measurement

Secara garis besar, ada dua cara yang bisa dipakai untuk menilai kinerja rantai pasokan, yaitu secara obyektif dan secara subyektif. Penilaian yang obyektif dilakukan berdasarkan fakta yang ada, sebaiknya dalam bentuk angka. Untuk dapat menilai secara objektif, kita harus mampu membuat suatu cara penilaian terhadap aliran fisik dan aliran informasi. Aliran fisik bisa dilakukan salah satunya dengan cara menilai kinerja pengiriman barang/material, yaitu kita harus mencatat semua permintaan barang/material, kapan barang/material tersebut diterima, kapan barang/material tersebut dikirim, apakah ada pesanan yang tidak terkirim, dan lain-lain. Aliran informasi dapat dinilai dengan cara mencatat semua informasi baik yang menyangkut permintaan, pengiriman, pengembalian atau informasi apapun yang berhubungan dengan aliran fisik barang/material.

Penilain secara subyektif dilakukan untuk menilai hal-hal yang tidak bisa dilakukan secara obyektif. Salah satu contoh adalah pandangan atau persepsi orang yang tidak bisa didukung dengan data fisik pendukung, termasuk diantaranya adalah penilaian kepuasan pelanggan yang dilakukan melalui survei dengan beberapa cara misalnya secara kuisioner atau wawancara langsung.

Dengan kedua cara tersebut di atas, kita kemudian bisa membuat suatu matriks penilaian yang berfokus kepada kinerja eksternal dan kinerja internal. Kinerja eksternal adalah kinerja yang dilakukan untuk pelanggan/konsumen serta kinerja dari semua link yang ada dalam rantai pasokan tersebut. Kinerja internal adalah untuk melihat efisiensi proses kerja, khususnya dalam masalah biaya untuk semua proses yang dilakukan.

Berikut adalah cara penilaian sederhana untuk kinerja eksternal:

1. Pelayanan Pelanggan (Customer Service), yang dinilai antara lain:

  • Persentasi permintaan dan pemenuhannya. Definisi yang dipakai di sini adalah ketepatan waktu dan kondisi barang/material. Apakah pemenuhan permintaan tersebut dilakukan tepat waktu atau dapat juga dipenuhi sebelum waktunya. Apakah semua permintaan dapat dipenuhi dan tidak ada kesalahan, misalnya jumlah sesuai dengan permintaan, label yang diminta telah sesuai, tidak ada barang yang rusak, dan lain-lain.
  • Kualitas pelayanan yang diberikan. Termasuk di sini adalah informasi yang diberikan kepada pelanggan mengenai status barang/material yang diminta.
  • Fleksibilitas yang diberikan.

2. Kinerja link yang ada dalam rantai pasokan.

  • Bagaimana hubungan dengan link yang ada. Jika link lain yang ada mempunyai pandanngan dan cara yang berbeda dalam pengaturan dan penilaian kinerja maka hal ini bisa sangat mempengaruhi keseluruhan kinerja dari rantai pasokan ini.

Cara penilaian sederhana untuk kinerja internal

Memberikan layanan pelanggan yang baik juga harus dilakukan secara efisien. Jika murni terlalu berfokus pada pengukuran dan pengelolaan layanan pelanggan dapat menyebabkan inefisiensi dan biaya yang tidak perlu. Berikut adalah beberapa hal yang bisa dipakai untuk mengukur efisiensi biaya dalam proses rantai pasokan:

  1. Total biaya.  Jumlah dari semua biaya termasuk biaya untuk semua orang/karyawan yang terlibat.
  2. Biaya inventori. Berapa total biaya yang dikeluarkan untuk inventori di semua tahap dalam rantai pasokan.
  3. Nilai inventori. Berapa nilai dari inventori yang ada dalam semua tahap.
  4. Biaya manajemen pesanan. Berapa keseluruhan biaya yang timbul dalam proses dan pengaturan pesanan.
  5. Biaya untuk “limbah”. Semua biaya yang dikeluarkan untuk mengatur, mengembalikan dan memusnahkan barang/material yang disebabkan oleh beberapa alasan tidak terpakai. Misalnya barang yang tidak sesuai pesanan, barang rusak, atau barang yang sudah kaduluarsa atau terlambat pengirimannya, dan lain-lain.
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , | 10 Comments

4 years ago in Afghanistan

First landed in Kabul, with one of the UN staff

First landed in Kabul, with one of the UN staff

One of the residential area

One of the residential area

One of the largest stores in Kabul downtown

One of the largest stores in Kabul downtown

Movie theater

Movie theater

Many small children selling on the streets

Many small children selling on the streets

Many buildings like the fortress in the hill

Many buildings like the fortress in the hill

The soldiers fill their spare times

The soldiers fill their spare times

Gathering place of the UN staffs

Gathering place of the UN staffs

Categories: Photos | Tags: , | Leave a comment

Response – Disaster / Emergency Response

Airlift to speed up assistance to the affected people

Airlift to speed up assistance to the affected people

Previously, we have seen that response is the provision of assistances and services during or immediately after a disaster with primary goals to save lives, reduce the impact of the diseases or health-related, providing health services and providing basic needs required by the affected people/communities.

We can use a reference from The United Nations International Strategy for Disaster Reduction (UNISDR, 2009):

The provision of emergency services and public assistance during or immediately after a disaster in order to save lives, reduce health impacts, ensure public safety and meet the basic subsistence needs of the people affected.

As above reference, we can see there are two stages of response, namely:

  1. Response given immediately after a disaster or as we know is the emergency response.  The main activities at this stage are save lives and evacuation, fulfillment of basic needs and health care delivery. Emergency response period is usually set by the government for a certain period of time based on the recommendation from the agency or a special team tasked to assess and consider the conditions and impacts that occurred shortly after the disaster.
  2. Responses given during the disaster, this stage we know as well as the transition period. At this stage the provision of basic needs and health services still on-going and began providing assistance to improve vital infrastructure in order to support socio-economic activities as soon as possible. However, activities at this stage are temporary. Sometimes this phase continues until the recovery period.

Preliminary information about disaster events can be obtained from various sources, from the public reports, local government, mass media, the internet or other reliable sources. This early information must include the required data, namely:

  1. What: type of disaster
  2. When: day, date, time
  3. Where: location
  4. Who: number of casualties and infrastructure damage
  5. Why: the cause of the disaster
  6. How: what efforts have been made

Based on the preliminary information, the government or other professional organizations typically directly send their assigned Rapid Response Team to immediately conduct a quickly  and accurately assessment as well as provide the necessary support services for emergency response. In general, the team will conduct an assessment by using references from the initial information received and other secondary data. The report of rapid assessment must contain the necessary data, namely:

  1. Describes the type of disaster.
  2. Describes the exact time when disaster occurred.
  3. Describes the exact location or disaster area.
  4. Describes number of casualties (death toll, severe injured, minor injured, sick, missing) and the number of refugees, destruction of buildings and vital infrastructure that are damaged.
  5. Make a brief analysis of the causes of the disaster.
  6. Make a brief analysis of the available resources in the closest area to the disaster site and urgent resources needs.

From the report of assessment from Rapid Response Team, then usually the government will determine the status or level of disaster and set the next steps that should be taken to respond.

Categories: Disaster Management | Tags: , , , , , , , | 1 Comment

Respons – Tanggap Bencana

Airlift to speed up assistance to the affected people

Airlift to speed up assistance to the affected people

Pada penulisan sebelumnya kita melihat respon adalah pemberian layanan dan bantuan pada saat bencana terjadi dengan tujuan utama untuk menyelamatkan nyawa, mengurangi dampak penyakit atau yang berhubungan dengan kesehatan, memberikan layanan kesehatan dan memberikan bantuan kebutuhan dasar yang sangat dibutuhkan oleh penduduk yang terkena dampak bencana.

Kita juga bisa memakai referensi dari The United Nations International Strategy for Disaster Reduction (UNISDR, 2009) sebagai berikut:

Respons adalah pemberian layanan tanggap darurat dan bantuan umum selama atau segera setelah terjadinya sebuah bencana yang bertujuan untuk menyelamatkan nyawa, mengurangi dampak-dampak kesehatan, memastikan keselamatan umum dan memenuhi kebutuhan dasar subsistens penduduk yang terkena bencana.

Dari referensi di atas, kita dapat melihat ada dua tahap respons, yaitu:

  1. Respons yang diberikan segera setelah terjadinya bencana atau yang kita kenal juga dengan nama tanggap darurat bencana.  Pada tahap ini kegiatan utama yang dilakukan adalah menyelamatkan nyawa dan evakuasi korban, pemenuhan kebutuhan dasar dan pemberian layanan kesehatan. Masa tanggap darurat bencana biasanya ditetapkan oleh Pemerintah untuk jangka waktu tertentu berdasarkan rekomendasi dari lembaga atau tim khusus yang bertugas untuk menilai dan mempertimbangkan kondisi dan dampak yang terjadi sesaat setelah terjadi bencana.
  2. Respons yang diberikan selama terjadinya bencana, tahap ini kita kenal juga dengan sebutan masa transisi bencana. Pada tahap ini pemberian kebutuhan dasar dan layanan kesehatan tetap berlangsung dan mulai dilakukan pemberian bantuan untuk memperbaiki sarana prasarana vital untuk menunjang kegiatan sosial ekonomi masyarakat segera berlangsung. Namun kegiatan pada tahap ini juga bersifat sementara. Terkadang tahap ini terus berlangsung sampai masa pemulihan.

Informasi awal mengenai kejadian bencana bisa didapatkan dari berbagai sumber, baik dari laporan masyarakat, pemerintah lokal setempat, media massa, internet atau sumber terpercaya lainnya. Informasi awal ini harus mencakup data yang dibutuhkan, yaitu:

  1. Apa: jenis bencana
  2. Kapan: hari, tanggal, bulan, tahun, waktu setempat
  3. Dimana: tempat atau lokasi atau daerah bencana
  4. Berapa: jumlah korban, kerusakan sarana prasarana
  5. Penyebab: penyebab terjadinya bencana
  6. Bagaimana: upaya apa yang telah dilakukan

Berdasarkan informasi awal tersebut di atas, Pemerintah atau organisasi profesional lainnya biasanya langsung menugaskan Tim Reaksi Cepat mereka untuk segera melakukan kajian secara cepat dan tepat serta memberikan layanan dukungan yang diperlukan. Secara garis besar, Tim Reaksi Cepat ini akan melakukan kajian dengan memakai referensi dari informasi awal yang diterima dan data sekunder yang tersedia. Hasil kajian cepat harus memuat data yang diperlukan, yaitu:

  1. Menjelaskan jenis bencana.
  2. Menjelaskan waktu terjadinya bencana.
  3. Menjelaskan tempat atau lokasi atau daerah bencana.
  4. Menjelaskan siapa dan berapa jumlah korban, yaitu berapa jumlah korban yang meninggal dunia, luka berat, luka ringan, sakit, hilang dan jumlah pengungsi, kerusakan bangunan dan sarana prasarana vital.
  5. Membuat analisis singkat penyebab terjadinya bencana.
  6. Membuat analisis singkat sumber daya yang tersedia di daerah terdekat dengan lokasi bencana dan kebutuhan bantuan sumber daya yang mendesak.

Dari hasil kajian Tim Reaksi Cepat ini, kemudian Pemerintah akan menetapkan status atau tingkat bencana dan menetapkan langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk respons.

Categories: Manajemen Bencana | Tags: , , , , , , , | Leave a comment

Blog at WordPress.com.