Memantau dan Mengontrol Kinerja Kendaraan dan Pengemudi

Measurement Fleet

Untuk dapat meningkatkan performa dari Fleet Management System atau Sistem Manajemen Armada Angkutan Darat, maka diperlukan suatu sistem untuk memantau dan mengontrol kinerja kendaraan maupun kinerja pengemudi.

Sebelum melakukan pemantauan dan pengontrolan kinerja tersebut, ada tiga bagian penting yang perlu dijalankan, yaitu:

1. Perbaikan dan pemeliharaan kendaraan.  Prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan harus ada untuk memastikan pekerjaan-pekerjaan tersebut dilakukan tepat waktu, sesuai dengan standar yang semestinya dan menyimpan semua catatan yang akurat dan menyeluruh untuk setiap kendaraan. Prosedur perbaikan dan pemeliharaan sangat penting untuk memastikan efektivitas operasional armada. Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan untuk prosedur perbaikan dan pemeliharaan kendaraan, yaitu:

  • Pemeliharaan preventif / pencegahan. Pemeliharaan ini untuk memastikan bahwa pemeliharaan kendaraan dilakukan pada waktu yang tepat. Kendaraan yang dijaga dengan benar akan lebih efisien dan lebih murah. Kelayakan pakai  / umur pemakaian dapat diperpanjang, nilai jual kembali juga akan lebih tinggi. Pemeliharaan preventif yang efektif juga akan meningkatkan keamanan pengemudi dan penumpang. Mengingat pemeliharaan preventif ini cukup penting, maka frekuensi inspeksi dan layanan harus dilakukan dengan benar.
  • Perbaikan kendaraan.  Prosedur perbaikan kendaraan dengan cepat dan efisien harus ada. Sifat perbaikan dan alasan untuk perbaikan perlu diidentifikasi. Jika terjadi kecelakaan, laporan kecelakaan dan laporan inspeksi kendaraan harus dibuat secara tertulis dan salinan laporan harus dikirim ke semua pihak yang terkait. Laporan tersebut harus disimpan dalam file kendaraan tersebut.

2. Penjadwalan kendaraan. Manajemen armada yang baik harus dapat memastikan bahwa kendaraan yang tepat tersedia dengan kondisi yang tepat, berada di tempat dan waktu yang tepat, untuk mendukung gerakan yang direncanakan / dibutuhkan . Hal ini memerlukan kerja sama yang baik dan berkelanjutan dari semua karyawan operasional / staf terkait. Informasi harus diterima dari petugas lapangan tentang jumlah yang kendaraan yang dibutuhkan dan setiap gerakan dan perubahan apapun pada kegiatan, apakah direncanakan atau tidak. Informasi tentang tidak tersedianya kendaraan karena sedang melakukan pemeliharaan, perbaikan dan inspeksi juga harus diinformasikan. Dari informasi ini, maka manajemen armada akan segera mengisi kekurangan kendaraan untuk memenuhi kebutuhan operasional.

3. Pengaturan (manajemen) suku cadang.  Jumlah dan jenis berbagai suku cadang yang disediakan di garasi atau bengkel dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti usia, jenis kendaraan, jenis angkutan dan sebagainya.  Prosedur untuk penyediaan suku cadang akan membedakan apa itu pemakaian / konsumsi  dan apa yang didefinisikan sebagai suku cadang. Aturan yang jelas harus dibuat ketika mengidentifikasi jenis suku cadang yang dibutuhkan baik untuk perbaikan maupun untuk pemeliharaan. Suku cadang sebaiknya dibeli dari dealer resmi atau sumber terpecaya untuk menghindari barang palsu. Stok suku cadang harus dapat dipertanggungjawabkan dan prosedur pembelian dan pemakaiannya harus sesuai dengan peraturan yang dibuat.

Setelah melakukan ketiga hal tersebut di atas, maka pemantauan dan pengendalian kinerja kendaraan dan pengemudi dilakukan. Caranya adalah membandingkan kinerja tersebut dengan budget atau anggaran yang telah dibuat.  Bagaimana mengukur ketersediaan dan pemanfaatan kendaraan serta biaya menjalankannya. Ada dua jenis biaya, biaya tetap yaitu biaya yang harus dikeluarkan tanpa memperhatikan apakah kendaraan tersebut dipakai atau tidak, serta biaya operasional, yaitu biaya yang terjadi jika kendaraan tersebut digunakan.

Biaya

Semua biaya tetap harus dicatat. Biaya tetap biasanya adalah gaji, ijin, biaya pendirian gudang atau bengkel atau kantor, pajak kendaraan, asuransi, biaya penyusutan, bunga atas modal dari kendaraan dan biaya tetap lainnya.

Biaya operasional didapat dari data sehari-hari dalam penggunaan kendaraan. Biaya operasional adalah semua biaya penggunaan termasuk bahan bakar, pelumas, biaya parkir, tol, ban dan pemeliharaan. Konsumsi bahan bakar akan bergantung pada cara pemakaian kendaraan, sifat dari medan / perjalanan, serta usia dan efisiensi dari kendaraan itu sendiri. Selain biaya-biaya tersebut di atas, mungkin ada biaya lain yang dikeluarkan selama pemakaian kendaraan, semuanya harus dicatat. Semua biaya ini harus dicatat dengan rapi dalam suatu log book untuk setiap kendaraan dan harus diperiksa oleh manajemen armada minimal seminggu sekali.

Pemanfaatan Kendaraan dan Kinerjanya

Produktivitas kendaraan dan pengemudi berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya (kendaraan) dan cara mereka mengoperasikan / ketika mereka bekerja. Mengukur kinerja dari kendaraan serta pengemudi adalah melihat bagaimana sumber daya yang ada digunakan secara efektif dan efisien. Dalam tahap perencanaan untuk sumber daya transportasi, telah dilakukan perhitungan jumlah armada yang dibutuhkan dan kebutuhan pengemudinya berdasarkan perkiraan pekerjaan yang akan dilakukan. Tidak efisien dan efektif bisa dilihat dari biaya yang tidak perlu dikeluarkan yang terjadi terus menerus dan cenderung meningkat.

Advertisements
Categories: Logistik | Tags: , , , , | 2 Comments

Post navigation

2 thoughts on “Memantau dan Mengontrol Kinerja Kendaraan dan Pengemudi

  1. iskan

    terima kasih untuk informasi nya, mau bertanya apakah ada software lokal yang berfungsi untuk menunjang sistem informasi manajemen armada tersebut, mohon sempatkan untuk dibalas ke email saya. thx

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: