Manajemen Transportasi – Monitoring, Kontrol dan Evaluasi

Misi utama dari transportasi adalah untuk melakukan pengiriman  barang/material pada waktu yang tepat, dengan jumlah dan kondisi yang tepat, ke tujuan yang tepat, dengan harga yang tepat/terjangkau. Untuk dapat mencapai misi tersebut, harus ada pendekatan terstruktur untuk pemilihan dan selanjutnya pemantauan (monitoring) dan kontrol terhadap transporternya atau penyedia transport.

Pada penulisan sebelumnya, kita telah melihat tahap pemilihan model / jenis transportasi yang digunakan berdasarkan empat kriteria kunci dan faktor-faktor operasional yang sangat berpengaruh dalam pemilihan ini.

MNE

Ketika suatu pengiriman / transportasi dijalankan atau berlangsung, banyak hal yang harus dimonitor dan dikontrol. Idealnya, harus ada orang atau karyawan atau bahkan unit khusus yang memonitor dan mengontrol setiap pengiriman / pergerakan barang atau material.

Berikut adalah tugas yang harus dijalankan oleh karyawan atau unit yang memonitor dan mengontrol selama pengiriman / pergerakan barang atau material berlangsung:

  1. Melacak posisi barang atau material dan memperbarui waktu pengiriman.
  2. Mengatur orang atau karyawan yang dibutuhkan selama pengiriman berlangsung.
  3. Menangani isu-isu yang muncul atau masalah yang terjadi.
  4. Membuat dokumentasi yang diperlukan selama pengiriman atau pergerakan berlangsung termasuk jika diperlukan untuk proses transit.
  5. Memahami prosedur pengiriman atau pergerakan ke suatu daerah yang memerlukan kendali otoritas setempat, misalnya dokumentasi yang diperlukan untuk pengurusan bea dan cukai, permohonan ijin pengiriman dan sebagainya.
  6. Menjaga aliran informasi antara semua pihak yang terkait berjalan dengan baik untuk memastikan keamanan dan keselamatan barang atau material serta semua personil yang terlibat selama proses pengiriman berlangsung, serta untuk memastikan agar semua syarat dan kondisi pengiriman sesuai dengan perjanjian atau kontrak yang telah dibuat.
  7. Memberikan masukan secepatnya kepada pihak manajemen apabila ada hal-hal yang mendesak, misalnya harus ada perubahan rute atau waktu pengiriman.

Selain monitoring dan kontrol tersebut di atas, hal penting yang juga harus dilakukan adalah mengukur kinerja transporter atau penyedia transportasi untuk memastikan bahwa mereka melakukan persyaratan yang ditetapkan dalam kontrak atau perjanjian. Biasanya data yang dipakai diambil dari catatan pengiriman yang dilakukan oleh transporternya. Transporter akan memberikan data tersebut bergantung pada kondisi yang ditetapkan dalam kontrak atau ketika pengiriman telah selesai.

Evaluasi performa transporter sebaiknya dilakukan pada saat pengiriman berlangsung sampai selesai, hal ini bisa dilakukan berdasarkan data fisik dan juga data non-fisik. Data fisik antara lain ketepatan jumlah dan waktu pengiriman, apakah ada barang yang rusak serta biaya transportasi tersebut. Data non-fisik bisa berupa informasi yang didapat dari penerima mengenai pelayanan yang diberikan oleh transporter misalnya sikap dari sopir yang mengangkut, kondisi kendaraan yang dipakai juga fleksibilitas yang diberikan.

Hasil dari evaluasi performa ini akan dipakai sebagai dasar untuk memberikan masukan kepada transporter. Beberapa transporter juga biasanya membuat evaluasi performa untuk kliennya. Laporan atau hasil evaluasi ini sebaiknya dibuat sekonstruktif mungkin dan menjadi dasar untuk  klien/perusahaan dan transpoter berdiskusi dan saling memberikan masukan. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka bisa segera diambil jalan keluarnya dan juga bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan untuk pengiriman berikutnya. Diskusi ini sebaiknya dilakukan dengan semangat mitra dalam supply chain daripada mengikuti cara lama konfrontasi antara klien dan penyedia.  Dalam evaluasi ini juga harus menyoroti keberhasilan yang dicapai dan hal-hal yang dilakukan dengan baik.

Advertisements
Categories: Logistik | Tags: , , , , , | 9 Comments

Post navigation

9 thoughts on “Manajemen Transportasi – Monitoring, Kontrol dan Evaluasi

  1. Erwin

    Hi Rina,

    nama saya Erwin, saya suka sekali dengan informasi tentang transportasi yang anda bagikan di blog ini.

    Terus terang sangat membantu sekali. apabila bisa, saya hendak bertanya banyak hal tentang pengalaman anda di transportasi, khususnya transportasi darat.

  2. Hi Erwin,
    Terima kasih. Iya silahkan jika ada pertanyaan, saya akan coba menjawab sebisa saya.

    • etjan

      Hi Rina,

      Begini, saya bergerak di bidang transportasi di Indonesia, problem yang saya hadapi (sering kali) adalah:
      1. Sopir (costing dan perilaku)
      2. Perilaku klien

      Pada saat ini untuk secara control dan monitoring operasional maupun unit sudah cukup memadai. Hanya problem sopir yang terus menerus ada.

      Sudah banyak cara kami tempuh; akan tetapi, bila terus menerus perusahaan mengikuti sopir maka akan berdampak pada high cost.

      Sejujurnya, sopir merasa diunggulkan karena mereka lah yang sebenarnya memegang kendali dari roda transportasi. Keamanan dari barang muatan berada di tangan kendali mereka, jadi mudah bagi mereka mencari-cari loop hole untuk melakukan banyak hal seperti: (scale 1-5 1 lowest and 5 highest)
      1. Meninggalkan unit truk yang kosong
      2. Tidak mau memuat padahal perusahaab sudah berjanji dengan klien.
      3. Meninggalkan truk yang berisi muatan
      4. Mencuri sebagian/keseluruhan barang muatan
      5. Mencuri barang muatan dan unit truk

      Dari segi market jg ada hambatan seperti:
      1. Harga murah krn user ingin menekan harga transportasi
      2. Harga murah krn persaingan (wajar)
      3. Proses bongkar muat yang lama tanpa kompensasi

      Harga murah dengan high cost tentunya adalah pekerjaan yang kurang menguntungkan, bila dilihat dari segi business. Karena, hal tersebut sangat berpengaruh dengan profit margin.

      Jadi, pertanyaan saya, adakah pandangan dari Rina untuk membantu saya dalam menangani control sopir? Krn saya beranggapan, bila sopir dapat terkendali dengan baik, market seperti itu akan tetap bagus business ini. Kalau market seperti itu sedangkan perilaku sopir juga tak terkendali = rugi.

      Tolong masukan dari Rina. Terima kasih banyak sebelomnya

  3. Hi Etjan,

    Wah cukup klasik permasalahan yang dihadapi Etjan, masalah sopir. Kalo menurut saya, pada saat Etjan akan merekrut sopir, sebaiknya dijelaskan dahulu kewajiban apa saja yang harus dipenuhi oleh mereka, dan yang pasti Etjan harus minta foto copy KTP dan SIM serta harus mengecek di mana alamat rumahnya (domisili tetap) mengingat jika terjadi sesuatu seperti yang disebutkan di atas seperti barang yang dicuri, kita bisa segera mencari ke rumahnya.
    Memang susah-susah gampang untuk mengatur sopir, namun jika kita telah bersikap tegas dari awal maka mudah-mudahan sopir pun akan bisa mengikuti semua peraturan yang dibuat.

    Terima kasih.

  4. jems

    Hai RINA

    boleh bantu saya untuk menentukan besaran uang jalan supir gmn ya dan layaknya upah yang di terima serta menentukan harga yang di tawarkan kepada pelanggan. terimakasih buat perhatiannya ya..

    • Hi Jems,
      Biasanya tergantung jarak yang ditempuh, kondisi jalan, waktu perjalanan (apakah pagi/siang dan malam karena berpengaruh pada harga) juga tingkat keamanan daerah yang akan dilalui. It faktor-faktor yang biasanya menentukan harga transportasi. Uang jalan untuk sopir juga tergantung dari faktor-faktor tersebut, jika jarak tempuh jauh tentunya harus diberikan uang makan, bahkan kalo harus nginap diberikan juga uang untuk nginap (walupun biasanya sopir lebih memilih tidur di dalam kendaraannya). Selain itu yang sangat diperlukan saat ini adalah asuransi, baik asuransi barang yang akan dikirim, asuransi mobil dan asuransi untuk sopir (yang biasanya jarang sekali diberikan). Asuransi akan mempengaruhi harga transport, walaupun sedikit lebih tinggi namun asuransi sangat disarankan.

  5. rudi

    hai Rina

    Bisa bantu saya utk cara memonitor ETD ( Estimate Time Delivery ) yg baik termasuk Format2 cara pengedaliannya sehinga material bisa termonitor tanggal kedatangannya secara baik & tepat

    Terimakasih sebelumnya

  6. nunez

    Permisi mba Rina saya mau tanya bagaimana cara memonitoring sih untuk seorang pemula seperti saya mungkin saya belum tau apa apa” dalam bidang monitoring, apa saja yg harus saya pelajari dan sperti apa fungsi” bidang tersebut dan bagaimana cara bahasa yg saya gunakan untuk menginformasikan ke atasan saya mba? Terimakasi sebelumnya …

    • Halo Nunez, sorry baru sempat balas. Maksudnya monitoring apa nih ? pada prinsipnya monitoring itu adalah membuat suatu penilaian terhadap sesuatu berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. Contohnya jika kita punya tujuan A maka kita membuat sistem monitoring apakah A tersebut bisa dicapai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: