Aktivitas-aktivitas Pengadaan

Procurement activity

Seperti yang dibahas sebelumnya, pengadaan meliputi seluruh aktivitas yang dilakukan dari tahap awal sampai tahap akhir untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut.

 Berikut kita akan melihat aktivitas apa saja yang dilakukan:

1. Identifikasi barang atau jasa apa yang dibutuhkan.

Perusahaan menentukan barang atau jasa apa yang diperlukan berdasarkan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Dalam rencana yang dibuat itu telah ditentukan jenis atau spesifikasi yang dibutuhkan, bahkan sebagian besar perusahaan telah mempunyai standar tersendiri untuk barang atau jasa yang dibutuhkan. Juga pada tahap ini perusahaan mengidentifikasi apakah barang atau jasa yang diperlukan itu pernah dibuat/didapat sebelumnya sehingga mereka hanya perlu untuk memesan kembali atau benar-benar merupakan sesuatu yang baru yang belum pernah dipesan/dibuat sebelumnya.

 2. Melakukan survei atau kajian pasar.

Dalam hal ini perusahaan bisa memakai referensi tentang pemasok yang mereka punyai atau benar-benar melakukan kajian untuk menemukan pemasok yang baru. Iklan baik yang ada di media cetak atau media elektronik akan sangat membantu dalam survei atau kajian ini. Dalam aktifitas ini yang harus dibuat antara lain:

  • Membuat daftar para pemasok.
  • Membangun hubungan dengan para pemasok ini.
  • Melakukan penilaian performa terhadap para pemasok tersebut termasuk kemampuan mereka.
  • Menentukan para pemasok yang potensial.
  • Mendapatkan contoh barang dari para pemasok yang potensial tersebut.

3. Menyeleksi dan menentukan siapa yang akan menjadi pemasok.

Aktivitas ini biasanya dilakukan melalui proses tender. Namun untuk beberapa kasus  bisa langsung membuat kontrak dengan pemasok tanpa melalui proses tender, tentu saja hal ini dilakukan dengan memperhatikan syarat dan kondisi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Biasanya kontrak secara langsung ini dilakukan jika barang atau jasa yang diperlukan sangat dibutuhkan pada saat itu juga atau dalam waktu yang sempit.

 4. Membuat kontrak pengadaan atau order pembelian.

Semua syarat dan kondisi serta spesifikasi barang dan harga termasuk cara pembayaran harus tercantum secara jelas dalam kontrak pengadaan atau order pembelian yang dibuat. Kontrak atau order ini harus dibuat rangkap dua, pembeli dan penjual masing-masing harus memegang satu salinan.

 5. Pengiriman barang atau jasa oleh pemasok sesuai dengan kontrak atau order yang telah disetujui.

Yang harus diperhatikan dalam aktivitas ini adalah ketepatan waktu baik waktu pengiriman barang atau jasa, penyelesaian order dan waktu pembayaran.

 6. Penerimaan dan pemeriksaan pembelian.

Penerima harus melakukan pemeriksaan sebelum menandatangani bukti serah terima barang atau jasa. Jika ada barang yang cacat atau tidak sesuai dengan kontrak/order maka penerima berhak untuk menolak.

 7. Pembayaran.

Sebelum melakukan pembayaran, pembeli harus memastikan bahwa data dan angka yang ada di tagihan, kontrak/order dan bukti penerimaan barang harus sesuai dan tidak ada perbedaan.

 8. Mengevaluasi kinerja dari pemasok.

Aktivitas ini penting karena dari hasil evaluasi kinerja ini seorang pemasok akan bisa terus digunakan atau tidak. Kinerja yang dilihat adalah dari awal sejak kontrak/order ditandatangani sampai dengan proses invoice atau pembayaran. Evaluasi kinerja pemasok ini juga penting untuk proses audit. Semua dokumen harus disimpan dengan baik.

Advertisements
Categories: Supply Chain Management | Tags: , , , , , , , , | Leave a comment

Post navigation

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: